.png){kind=icon}
A sigla TMS vem do inglês "Transportation Management System". Em tradução livre, significa Sistema de Gerenciamento de Transporte.
Como o próprio nome explica, o termo se refere a softwares usados por empresas que possuem frota de veículos, trabalham com cargas e outros processos logísticos que envolvem receber e entregar um produto.
A seguir, explicaremos a importância do TMS para transportadoras de cargas. Acompanhe!
O que é o sistema TMS?
Mais acima, você já viu o que a sigla TMS significa. Com esse sistema de gerenciamento de transporte e logística, as transportadoras podem centralizar as informações e visualizar todas as operações da empresa com mais facilidade, aprimorando a tomada de decisão.
Na prática, o gestor ganha confiança para abandonar as planilhas e anotações, já que o software simplifica o gerenciamento e o torna mais eficiente, preciso e inovador.
Isso implica na redução de erros, monitoramento facilitado, entregar mais ágeis e maior controle do negócio. Além disso, o sistema impacta diretamente no resultados, otimizando atividades como:
- controle das operações;
- cadastro de taxas e tarifas;
- monitoramento das entregas;
- controle das cargas e relatórios de entregas;
- visualização dos embarques, coletas e entregas;
- emissão de manifestos de cargas;
- visualização do faturamento e média de prazos.
Quais são as funções do TMS?
O TMS é uma solução que auxilia a transportadora a evitar atrasos, extravios e outros problemas relacionados ao processo logístico.
Afinal, essa operação é bastante delicada, apesar de não parecer. Nessa operação, o controle das informações é essencial para que a cadeia de transportes siga sem erros.
Entre as funcionalidades da plataforma, as principais que podem ajudar seu negócio a prosperar são:
- Análise de lucratividade: obtenha insights valiosos de negócios sabendo tudo sobre todos os clientes que retornam à sua empresa;
- Controle de Estoque: Gerenciar a armazenagem de mercadorias, controlar pedidos e movimentações;
- Custos: Conheça todos os custos operacionais por entrega, desde o momento em que o produto sai da produção até o momento em que chega ao cliente;
- Expedições: Gerencie todo o itinerário e processos associados aos embarques de cargas;
- Faturas: Organize todas as faturas, registros de clientes, ordens de serviço, registros de cargas e faturas de cobrança em um só lugar;
- Operações: Controle todas as fases operacionais de transferência de carga, bem como entrega e coleta de rastreamento de carga;
- Planejamento: Crie e acompanhe orçamentos de transporte, rotas e frotas, controle variáveis e ajuste o tamanho de cada entrega;
- Rastreamento: Com um sistema de gerenciamento de transporte, você pode acompanhar todas as entregas, alinhando a rota executada com a rota planejada, dando maior controle e facilitando a comunicação com sua equipe de campo;
- Suprimentos: Gerenciar todos os materiais necessários para realizar a manutenção e garantir as operações do dia-a-dia, emitir ordens de compra e requisições.
Qual a relação entre TMS e ERP?
É comum que o TMS seja integrado a um software ERP para que haja a comunicação completa entre diferentes setores de uma mesma empresa. Por exemplo, um TMS que faz a gestão de CT-e pode retirá-lo automaticamente na sua emissão. Através da tecnologia, as empresas podem também:
- Fazer a contratação de terceiros (CIOT);
- Acompanhar as cargas em trânsito;
- Efetuar a averbação eletrônica das cargas;
- Controlar orçamentos e contratos;
- Definir preços do transporte;
- Gerar relatórios de desempenho;
Como funciona o TMS para transportadoras?
Por ser uma plataforma com troca de milhares de informações simultaneamente, o software costuma ser instalado no servidor das empresas e somente pode ser acessado por computadores em que o programa esteja instalado.
Nos últimos anos, surgiu a versão Cloud, que possui as mesmas funcionalidades da versão física. Neste caso, o TMS é instalado em um servidor externo e os dados podem ser acessados remotamente.
A opção é bastante interessante para as empresas que não desejam investir em infraestrutura ou que não possuem equipe especializada para fazer manutenções periódicas necessárias em seus servidores.
Outra vantagem do TMS Cloud é a segurança. Empresas que armazenam este tipo de sistema fazem backup diário das informações contidas, desta forma, caso aconteça algum erro, os dados ficam seguros e podem ser recuperados.
Qual a importância de um sistema TMS para transportadoras?
Os softwares de gerenciamento de transporte oferecem aos gestores uma compreensão profunda e ampla de toda a cadeia de suprimentos.
Isso leva a um planejamento e execução mais eficazes de rotas de transporte, resultando na maior satisfação do cliente.
Além disso, esses sistemas desempenham um papel crucial em todas as partes da cadeia de suprimentos, desde a logística e a aquisição, até o gerenciamento do ciclo de vida.
Em um mercado altamente dinâmico e competitivo, é importante ter um sistema que possa ajudar as empresas a cumprir as políticas e procedimentos complexos de um negócio.
Quando a sua empresa precisa contratar um sistema de TMS?
O TMS, assim como um software de ERP, são indicados para empresas de médio e grande porte. Muitas vezes, o tamanho da frota não é suficiente para indicar a necessidade.
Transportadoras que utilizam dezenas de caminhoneiros autônomos, mas possuem poucos veículos, podem se beneficiar amplamente com essa tecnologia, principalmente devido à emissão de documentos fiscais.
Já as transportadoras que não contratam terceiros, mas possuem um maior número de veículos, também são beneficiadas porque a tecnologia integra rastreadores e ajuda a controlar a manutenção de centenas de caminhões ao mesmo tempo.
Quais os benefícios de utilizar um TMS?
Confira outros benefícios a seguir para entender como um TMS se encaixa nas suas operações!
Unificação dos processos
Em um mesmo sistema, você poderá acompanhar a sua frota, emitir documentos digitais e visualizar o faturamento da sua empresa.
Essa integração elimina o uso de planilhas para anotar quanto a transportadora recebeu na última semana e dispensa a contratação de um programa somente para emitir NF-e, por exemplo. A união dos processos acelera a tomada de decisões estratégicas porque os dados para análise estarão disponíveis em tempo real e sempre que for necessário. Outra vantagem é a diminuição de erros. Seus colaboradores não precisarão inserir dados manualmente e você não dependerá mais de anotações em papel, que facilmente podem se perder.
Acompanhar os custos dos fretes
Definir preços de transporte é uma das funções de um TMS logístico. Em tempo real, você confere os dados da viagem e consegue avaliar se o valor recebido está sendo suficiente para cobrir gastos, como combustível e pedágio, e ainda garantir lucro.
Manutenção da frota
Um sistema de gestão de frota eficiente alerta quando seus caminhões precisam passar por vistorias, entre elas alinhamento, balanceamento e calibragem dos pneus. É possível informar, por exemplo, que toda a frota deve fazer manutenção após 10 Km viajados. Então, quando um veículo que já atingiu essa quilometragem for escolhido para uma nova viagem, o software informará a necessidade da manutenção.
Mais tempo para lucrar
Quando foi a última vez que você analisou o desempenho comercial da sua empresa? Você sabe quais são os fornecedores com melhores preços? E quais são os motoristas mais eficientes da frota? Estas e outras informações são fundamentais para entender qual o próximo passo que seus negócios seguirão. Um bom sistema TMS traz estes e outros dados de forma automática, evitando que você precise usar planilhas ou reunir relatórios individuais de cada setor. A partir destas informações, é possível entender os pontos positivos da sua empresa e áreas que precisam de uma atenção maior.
Integre também caminhões autônomos
Um sistema de TMS para transporte e logística é fundamental para integrar embarcadoras, transportadoras e frota própria. Mas recentemente surgiu uma nova tecnologia que veio para suprir uma necessidade frequente das empresas: a conexão com caminhoneiros autônomos. O Fretefy é esta novidade! A plataforma foi desenvolvida pela Gestran, uma empresa paranaense que possui 21 anos de experiência no desenvolvimento de softwares para transporte e logística, possuindo inclusive um dos mais completos sistemas ERP e TMS da América Latina. Enquanto o TMS é responsável por questões como documentação fiscais, o Fretefy faz a gestão completa de veículos e cargas dentro de uma transportadora, além de facilitar a oferta de caminhões ociosos e contratação de motoristas terceirizados.
Como funciona o Fretefy?
A ferramenta utiliza uma sofisticada tecnologia de inteligência artificial e de cruzamento de dados.
Quando uma transportadora recebe novas cargas, o operador faz o cadastro no Fretefy informando as características da encomenda:
- quando e onde ela deve ser coletada e entregue;
- se existem pontos de coleta/entrega;
- se há necessidade de um caminhão com rastreador e gerenciamento de risco.
Neste cadastro, o profissional indica também qual é a forma de publicação da carga, ou seja:
- se deseja somente direcioná-la para os veículos disponíveis dentro da transportadora;
- se ela pode ser distribuída para transportadores parceiros;
- se a carga será divulgada para todos os cadastrados no Fretefy, que já somam mais de 150 mil caminhoneiros.
Após a etapa de cadastro inicial, os robôs do Fretefy fazem o cruzamento de dados entre as características da carga e dos veículos disponíveis para encontrarem a melhor opção.
Se a sua carga precisa ser coletada em São Paulo, mas seus caminhões estão em Campinas e Paulínia, o sistema avaliará qual veículo é o mais compatível para esta viagem, considerando o tempo de deslocamento.
Vale lembrar que todo esse cálculo é feito em poucos segundos e de forma 100% automatizada.
Conclusão
Como você aprendeu por aqui, o uso de um TMS potencializa as operações da sua empresa, partindo da melhoria da gestão dos processos logísticos.
Trata-se de uma tecnologia indispensável para hoje e para o futuro. Nesse sentido, que tal começar a investir nessa solução agora? Confira o que o Fretefy tem para oferecer ao seu empreendimento!
6
de
October
de
2023
