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Controle de frota: os principais sistemas usados pelos gestores

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Controle de frota: os principais sistemas usados pelos gestores
Controle de frota: os principais sistemas usados pelos gestores

Assim como todo o processo de transporte, o controle de frota consiste em uma função bastante complexa.

Existem nessa função diversas variáveis que devem ser levadas em consideração para não pôr todo o processo logístico em risco. Os gestores precisam considerar:

  • As manutenções regulares dos veículos
  • A distância percorrida entre um ponto a outro
  • O combustível utilizado no trajeto
  • A melhor rota a ser traçada
  • As multas, bem como, os pedágios
  • A disponibilidade dos veículos e condutores, e afins.

Para minimizar os erros que podem surgir dentre tantas variáveis, a empresa pode adotar o gerenciamento de frotas que, além de centralizar essas informações, ficará responsável por pensar em estratégias e desenvolver planos a fim de reduzir os riscos e os custos da operação.

Gestão estratégia do controle de frota

Com a gestão estratégica do controle da frota, a empresa consegue obter uma economia significativa dos seus recursos. Para alcançar esse objetivo é necessário um planejamento que envolva:

Metas

Para uma empresa de transporte, é de suma importância que metas de cuidados com a frota sejam definidas, para que os gestores sejam capazes de administrar melhor a frota com os dados adquiridos. 

Manutenções

Ter um conhecimento profundo de todos os gastos que ocorrem com a manutenção da frota, desde as manutenções preventivas às corretivas, ajudam a empresa a analisar e a determinar quais veículos precisam ou não serem substituídos antes que causem mais transtornos à corporação, considerando a vida útil de cada uma das peças dos veículos da frota.

Software de gestão

Ter um software de gestão eficiente é muito importante para que haja sucesso no controle de frotas.

Com o mundo da logística cada vez mais tecnológico, as empresas que almejam se destacar no mercado precisam adotar um software de controle de frotas.

Com essa ferramenta, a empresa coleta e armazena informações importantes sobre os veículos da frota. Com o software também é possível controlar os recursos, acompanhar a rotina dos veículos e dos funcionários e agendar manutenção. Dentre outras funcionalidades.

Acompanhamento dos motoristas

As empresas que exerce o controle de frotas, utilizam tecnologias que permitem localizar os veículos e os motoristas em tempo real. Dessa forma, é possível que o gestor perceba se os motoristas estão ou não seguindo todas as normas de trânsito e da empresa.

Os principais sistemas de controle de frota usados pelos gestores

De acordo com o passar dos anos e com a evolução dos meios tecnológicos, os sistemas utilizados pelos gestores empresariais também sofreram muitas mudanças.

Nos primeiros anos da comercialização e da industrialização de produtos, o controle da frota era realizado por meio de elementos manuais, contudo, com os mesmos objetivos dos sistemas mais modernos.

A gestão de frotas acontece quando existe a necessidade de traçar rotas, planejar entregas e otimizar o trabalho, gerando, dessa forma, mais retornos positivos para a sociedade e a para empresa.

Muitas ferramentas podem dar apoio ao gestor no momento de realizar o controle de frotas, e tendo conhecimento de cada uma delas, tomar uma decisão eficiente fica mais segura e facilitada.

Checklist de papel

Ainda que seja um arquivo com estruturas simples, o checklist de papel é uma ferramenta bastante útil para aquelas frotas menores e que dispõe menos recursos.

Dentre os pontos positivos dessa ferramenta no controle de frota, está o fato de não precisar treinar um colaborador para realizar tal tarefa, porque não é necessário grandes capacitações para realiza-la.

No entanto, para frotas maiores esse sistema logístico se torna inviável. Por ser totalmente manual, é muito comum existir falhas humanas o decorrer do processo e, esses erros podem comprometer todo o processo.

O checklist de papel também pode ser facilmente rasurado e extraviado, causando muitos transtornos e demora na entrega.

Ainda que exista, o checklist de papel se tornou um instrumento obsoleto e o menos utilizado dentre os sistemas de controle de frotas atuais.

Planilhas de Excel

Ainda que tenham surgido junto ao advento da tecnologia, as planilhas feitas no Excel também são consideradas ferramentas arcaicas no processo de controle de frotas.

Com as planilhas feitas no Excel é possível tratar as informações por meio digitais e personalizados. Funcionalidades como as fórmulas e os cálculos facilitam o gerenciamento das frotas.

Por serem digitais, as planilhas também podem ser acessadas remotamente, por uma ou mais pessoas da equipe, por meio da internet.

No entanto, assim como os checklist de papel, as planilhas feitas no Excel também são desenvolvidas por métodos manuais. Dessa forma ela é propicia a erros de cadastro e digitação, que podem comprometer todo o planejamento da empresa.

As planilhas digitais ainda possuem outro agravante bastante comum: elas correm o risco de travar e não serem salvas, podendo, por fim, fazer com que a empresa perca dados importantes.

Sistemas ERP’s

O Enterprise Resource Planning, ou seja, o sistema de gestão integrado (ERP) é bastante utilizado por empresas modernas, seja de pequeno, médio ou grande porte.

Com esse sistema é possível alcançar grande efetividade junto a parte fiscal e financeira de uma empresa.

O Enterprise Resource Planning (ERP) é capaz de organizar os dados de forma digital, aumentando assim, sua credibilidade no meio corporativo.

Uma das dificuldades que o sistema de gestão integrado apresenta é sua interface pouco amigável. Customizar e personalizar a ferramenta, de acordo com as necessidades da empresa, pode ser uma tarefa bastante complicada e minuciosa.

Sistemas próprios de controle de frota

Àquelas empresas que dispõe de maiores recursos financeiros, podem investir nos sistemas próprios de controle de frota.

Como o próprio nome sugere, esses sistemas tecnológicos são capazes de controlar, de forma integrada, qualquer variável que interesse a empresa, desde a qualidade dos pneus, às entradas e saídas dos veículos.

Esses sistemas personalizados possuem pontos positivos como oferecer ao gestor total controle de frotas da empresa.

No entanto, além do alto custo que necessita para implementar o sistema, todo o processo demanda de muito tempo e trabalho da equipe que trabalha no setor de TI para que sejam desenvolvidos, ajustados e alinhados conforme a necessidade da organização.

Para que a empresa consiga adotar sistemas próprios de controle de frota com alto índice de efetividade é preciso dedicação e planejamento e um suporte técnico contínuo e sempre à disposição.

Para ser capaz de automatizar, centralizar e organizar todas as tarefas da frota, a empresa também pode realizar um mapeamento completo e, com os dados em mãos traçar estratégias que visam otimizar a frota e diminuir os custos. Para conseguir administrar uma frota bem estruturada, o gestor precisa ter:

Controle do combustível

Com o sistema inteligente de controle de frotas, a empresa consegue ter acesso a quantidade de combustível que o veiculo e o motorista estão consumindo durante uma viagem. Dessa forma, os excessos ou as faltas de abastecimentos podem ser investigadas com mais precisão.

Se a falha for de algum dos componentes do veículo, a empresa consegue substitui-los por modelos mais econômicos e eficientes.

Atenção a produtividade

Diversas questões podem afetar na produtividade de uma empresa, contudo, com o controle de frotas o gestor consegue identificar se essa queda na produção ocorre por problemas técnicos, ou seja, por causa de falta de ferramentas aquedas para realizar uma tarefa, ou devido a problemas com os funcionários.

Acontece com mais frequência do que se imagina a queda da produtividade quando, um ou mais funcionários, estão insatisfeitos com a remuneração oferecida, tem uma carga horaria excessiva ou tem suas solicitações ignoradas pelos seus superiores.

Em suma, motoristas desmotivados podem atrasar na entrega, causando dessa forma, insatisfação no cliente e resultados negativos para a empresa.

Informação em tempo real

Talvez essa seja a função mais importante dentro do sistema de controle de frotas. Com um gerenciamento de informações online e atualizado as empresas conseguem, com mais precisão, gerir as rotas por onde suas mercadorias irão trafegar, desde a saída do deposito, até chegar na residência do cliente final.

Com o cruzamento de informações, o gestor consegue descobrir a localização geográfica da carga, do veículo e dos motoristas. Dessa forma, as fraldes que podem ocorrer durante o processo de entrega, são evitadas.

O controle de frotas permite que a empresa acompanhe todos os registros em tempo real. Em outras palavras, ela consegue identificar as pausas realizadas, as horas extras, os intervalos e tudo aquilo de é relacionado a jornada de trabalho do motorista e do veículo.

Com tantos dados precisos, o transcurso fica muito mais seguro para todos os envolvidos, pois, o motorista não trafegará por vias perigosas, tampouco realizará paradas em locais pouco confiáveis. Somente desse modo é possível garantir a integridade das mercadorias até a chegada no ponto final.

Conclusão

Em suma, o controle de frotas atende muito bem as expectativas das empresas de transporte, uma vez que, com o uso correto dessa ferramenta, a empresa reduz os custos com toda a operação sem perder a qualidade e a eficiência da sua frota, além de manter em segurança a vida dos motoristas e o bom estado dos veículos.

Com o controle de frotas também é possível evitar falhas mecânicas e humanas, controlar os ativos e os custos e prevenir acidentes.

Última atualização:

3

de

February

de

2022

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