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Gestão Logística

Porque os Logísticos Odeiam Planilhas de Excel?

Tempo de leitura: 8 minutos

Porque os Logísticos Odeiam Planilhas de Excel?

Pergunta polêmica, sinal de fumaça à vista, afinal por que os analistas de logísticas odeiam o Excel na rotina de trabalho? Essa é uma pergunta que tem inúmeras respostas, entretanto sem querer polemizar, já é um fato o quanto o Excel limita a vida desses profissionais.  

Como todos sabem ou pelo menos imaginam o dia a dia dos logísticos é extremamente movimentado para não dizer caótico, e neste contexto a seguir vamos nos aprofundar um pouco na relação dos profissionais de logística usando este recurso.

Então vamos direto ao que interessa...

O que contribui para que os logísticos odeiem planilhas de Excel?

Na logística as informações corretas são cruciais, e ainda mais importante são as informações em tempo real que precisam chegar com clareza no momento certo. Muitas empresas de logística utilizam o Excel para sua gestão de cargas e fretes, o que deixa os profissionais logísticos extremamente enfurecidos principalmente no caos que se torna o dia a dia, pensando nisso e levando em conta os depoimentos que coletamos, a seguir identificamos alguns fatores que contribuem para esse sentimento;

Processos repetitivos perde-se muito tempo com processos repetitivos que na maioria das vezes nem são utilizados por completo na gestão de cargas e frete, tornando o trabalho estressante e exaustivo.

Informações desatualizadas que quando chegam para os profissionais logísticos repassarem para os clientes já não estão mais de acordo com o que está acontecendo no momento, ou seja, não há acuracidade das informações.

Dados passíveis de erros, como já citamos anteriormente o fluxo de muitas pessoas com acesso a várias planilhas com informações importantes, é delicado, porque pode trazer grandes problemas o que nos leva ao próximo tópico.

Falta de segurança das informações uma das consequências mais importantes do processo de compartilhamento de dados, pode gerar enorme prejuízo e custos logísticos absurdos.

Rotatividade vem em consequência da grande demanda de trabalhos manuais e repetitivos o que impede que o profissional cresça, pois ele acaba deixando as estratégias de gestão de lado porque está sobrecarregado com funções manuais.

Planilhas não acompanham o crescimento da empresa, a impossibilidade de crescimento das planilhas de Excel juntamente com o crescimento da empresa é algo que pode ser considerado como ponto negativo, ou seja, a estrutura das planilhas é simples e precisa ser ajustada conforme sua empresa cresce.

Planilhas são sensíveis a ataques de hackers pois as planilhas não possuem criptografia, o que significa que um hacker malicioso pode invadir um computador da sua empresa e acessar dados importantes. O que torna suas planilhas muito vulneráveis a ataques. Por isso é muito importante o armazenamento de dados em bancos de dados criptografados.

Dificuldade de análise de dados numerosos, quanto maior sua planilha mais difícil de realizar análises de maneira rápida e assertiva, a chance de erros praticamente dobra, as planilhas são “mais fáceis” de criar, porém requerem manutenção continua. Já um software logístico é mais “elaborado” para a criação, porém depois a manutenção é automatizada.

Planilhas vulneráveis a fraudes, o que muitas pessoas não sabem é que isso é muito mais comum do que elas pensam, as fraudes podem estar associadas a várias coisas como: inserção de dados incorretos de propósito, pessoas podem criar “macros” que só elas entendem para alterar resultados, esconder informações críticas como linhas/colunas ocultas e muitas outras maneiras fraudar dados.

1.6 mil profissionais de logística substituíram suas planilhas manuais pela automatização do Fretefy

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Excel para a Logística

É fato que a logística vem crescendo exponencialmente no Brasil, muito devido a pandemia que incentivou fortemente o consumo online. Em 2020 as vendas online cresceram cerca de 205% em comparação a 2019 de acordo com a Sociedade de Varejo e Consumo (SBVC) consequentemente esse aumento configurou uma demanda de logística absurdamente maior.

Com esse crescimento a rotina do logístico está ainda mais movimentada ocasionando dias turbulentos, informações atrasadas e muitos contratempos, realmente pode se dizer que o dia a dia da galera da logística é bem exaustivo o que exige dos profissionais dinamismo e muito jogo de cintura para trabalhar com a alta demanda vinda de todos os lados, o que as planilhas de Excel não conseguem acompanhar na proporção que é exigida.

Adriano Guardiano que trabalhou como Analista de Logística por 4 anos afirma, “trata-se de uma ferramenta que aceita tudo, eu tinha liberdade para incluir o que eu quisesse, desta forma a informação não era confiável, além do nível de esforço manual para criar planilhas robustas de gestão”, ou seja, o que tornava os processos passível de erros.

Planilhas de logística compartilhas no Excel

Um dos grandes benefícios do Excel são as planilhas compartilhadas com a possibilidade de várias pessoas trabalharem nelas ao mesmo tempo facilitando a rotina, porém o que também facilita a ocorrência de erros, pois a partir do momento que várias pessoas tem acesso livre a uma ferramenta, cada pessoa também tem a liberdade para trabalhar da maneira que considera melhor, o que nem sempre funciona levando em consideração que são muitas informações importantes compartilhadas.

Embora a ferramenta seja muito popular os processos repetitivos feitos no Excel causam grande exaustão nos profissionais e consequentemente ocorre falhas”, afirma Everton Santos Analista de logística por 06 anos.

Conforme citado pelo Everton esse é outro ponto importante, com a grande demanda de processos manuais como preenchimento de planilhas por horas e horas, é quase impossível não ficar exausto o que é uma consequência do trabalho repetitivo e obviamente o que pode ocorrer com as planilhas compartilhas são os erros que podem também acarretar em prejuízos.  

Devo deixar de usar o Excel na minha gestão logística?

O Excel é uma ferramenta muito robusta e com certeza ajudou e ainda ajuda a gestão de muitas empresas em seus processos logísticos bem como em vários outros de segmentos a realizarem sua administração. Porém não podemos deixar de levar em consideração o avanço de novas tecnologias e o setor logístico precisa se adaptar a novas mudanças de mercado principalmente no cenário atual onde a cada compra online realizada, o cliente já está na expectativa por informações de status de pedido e previsão de entrega.

Essa expectativa do cliente com relação a cada entrega, também influencia diretamente no nível de serviço, o que também está ligado a qualidade do bom serviço prestado pela empresa.

É claro que as planilhas são extremamente úteis e vão te auxiliar no que você precisa para a gestão de fretes e cargas como essas que já estão prontas para serem baixadas em nosso site: https://www.fretefy.com.br/planilhas-e-ebooks, mas a questão aqui é o tempo gasto nas planilhas e como podemos otimizar isso, vejamos a seguir.

A integração com softwares logísticos facilita e muito todo esse “processo de modernização” com automatizações que poupam tempo, agilizam seu fluxo de operações e ainda monitoram suas operações em tempo real o que já é uma realidade na vida de inúmeras empresas.

Veja como isso é possível ...

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O software logístico Fretefy conta com tecnologia de ponta para assessorar sua empresa em todos os momentos, desde o planejamento, integração até a implantação, inúmeras empresas já estão comprovando essa performance como é o caso da Klabin que obteve uma média de ganho de eficiência operacional de 60% após a implantação do software Fretefy.

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ESCRITO POR

Autora: Jessica Ribas

Analista de Comunicação Digital focada em criação de conteúdo.

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