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Por que alguns logísticos odeiam planilhas de excel?

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Por que alguns logísticos odeiam planilhas de excel?
Por que alguns logísticos odeiam planilhas de excel?

Tempo de leitura: 8 minutos

Pergunta polêmica, sinal de fumaça à vista, afinal por que os analistas de logísticas odeiam o Excel na rotina de trabalho? Essa é uma pergunta que tem inúmeras respostas, entretanto sem querer polemizar, já é um fato o quanto o Excel limita a vida desses profissionais.

Como todos sabem ou pelo menos imaginam o dia a dia dos logísticos é extremamente movimentado para não dizer caótico, e neste contexto a seguir vamos nos aprofundar um pouco na relação dos profissionais de logística usando este recurso.

Então vamos direto ao que interessa...

Quando as planilhas de Excel viram gargalos na logística?

Na logística as informações corretas são cruciais, e ainda mais importante são as informações em tempo real que precisam chegar com clareza no momento certo. Muitas empresas de logística utilizam o Excel para sua gestão de cargas e fretes, o que deixa os profissionais logísticos extremamente enfurecidos principalmente no caos que se torna o dia a dia, pensando nisso e levando em conta os depoimentos que coletamos, a seguir identificamos alguns fatores que contribuem para esse sentimento;

Processos repetitivos

Perde-se muito tempo com processos repetitivos que na maioria das vezes nem são utilizados por completo na gestão de cargas e frete, tornando o trabalho estressante e exaustivo.

Informações desatualizadas

As informações desatualizadas quando chegam para os profissionais logísticos repassarem para os clientes já não estão mais de acordo com o que está acontecendo no momento, ou seja, não há acuracidade das informações.

Dados passíveis de erros

Como já citamos anteriormente o fluxo de muitas pessoas com acesso a várias planilhas com informações importantes, é delicado, porque pode trazer grandes problemas o que nos leva ao próximo tópico.

Falta de segurança das informações

Uma das consequências mais importantes do processo de compartilhamento de dados, pode gerar enorme prejuízo e custos logísticos absurdos.

Rotatividade

A rotatividade vem em consequência da grande demanda de trabalhos manuais e repetitivos o que impede que o profissional cresça, pois ele acaba deixando as estratégias de gestão de lado porque está sobrecarregado com funções manuais.

Planilhas não acompanham o crescimento da empresa

A impossibilidade de crescimento das planilhas de Excel juntamente com o crescimento da empresa é algo que pode ser considerado como ponto negativo, ou seja, a estrutura das planilhas é simples e precisa ser ajustada conforme sua empresa cresce.

Planilhas são sensíveis a ataques de hackers

As planilhas não possuem criptografia, o que significa que um hacker malicioso pode invadir um computador da sua empresa e acessar dados importantes. O que torna suas planilhas muito vulneráveis a ataques. Por isso é muito importante o armazenamento de dados em bancos de dados criptografados.

Dificuldade de análise de dados numerosos

Quanto maior sua planilha mais difícil de realizar análises de maneira rápida e assertiva, a chance de erros praticamente dobra, as planilhas são “mais fáceis” de criar, porém requerem manutenção continua. Já um software logístico é mais “elaborado” para a criação, porém depois a manutenção é automatizada.

Planilhas vulneráveis a fraudes, o que muitas pessoas não sabem é que isso é muito mais comum do que elas pensam, as fraudes podem estar associadas a várias coisas como: inserção de dados incorretos de propósito, pessoas podem criar “macros” que só elas entendem para alterar resultados, esconder informações críticas como linhas/colunas ocultas e muitas outras maneiras fraudar dados.

Excel para a Logística

É fato que a logística vem crescendo exponencialmente no Brasil, muito devido a pandemia que incentivou fortemente o consumo online. Em 2020 as vendas online cresceram cerca de 205% em comparação a 2019 de acordo com a Sociedade de Varejo e Consumo (SBVC) consequentemente esse aumento configurou uma demanda de logística absurdamente maior.

Com esse crescimento a rotina do logístico está ainda mais movimentada ocasionando dias turbulentos, informações atrasadas e muitos contratempos, realmente pode se dizer que o dia a dia da galera da logística é bem exaustivo o que exige dos profissionais dinamismo e muito jogo de cintura para trabalhar com a alta demanda vinda de todos os lados, o que as planilhas de Excel não conseguem acompanhar na proporção que é exigida.

Adriano Guardiano especialista em logística a mais de 9 anos afirma, “trata-se de uma ferramenta que aceita tudo, eu tinha liberdade para incluir o que eu quisesse, desta forma a informação não era confiável, além do nível de esforço manual para criar planilhas robustas de gestão”, ou seja, o que tornava os processos passível de erros.

Planilhas de logística compartilhas no Excel são boas, mas...

Um dos grandes benefícios do Excel são as planilhas compartilhadas com a possibilidade de várias pessoas trabalharem nelas ao mesmo tempo facilitando a rotina, porém o que também facilita a ocorrência de erros, pois a partir do momento que várias pessoas tem acesso livre a uma ferramenta, cada pessoa também tem a liberdade para trabalhar da maneira que considera melhor, o que nem sempre funciona levando em consideração que são muitas informações importantes compartilhadas.

Embora a ferramenta seja muito popular os processos repetitivos feitos no Excel causam grande exaustão nos profissionais e consequentemente ocorre falhas”, afirma Everton Santos Analista de logística por 06 anos.

Conforme citado pelo Everton esse é outro ponto importante, com a grande demanda de processos manuais como preenchimento de planilhas por horas e horas, é quase impossível não ficar exausto o que é uma consequência do trabalho repetitivo e obviamente o que pode ocorrer com as planilhas compartilhas são os erros que podem também acarretar em prejuízos.

Devo deixar de usar o Excel na minha gestão logística?

Depende! O Excel é uma ferramenta muito robusta e com certeza ajudou e ainda ajuda a gestão de muitas empresas em seus processos logísticos bem como em vários outros de segmentos a realizarem sua administração. Porém não podemos deixar de levar em consideração o avanço de novas tecnologias e o setor logístico precisa se adaptar a novas mudanças de mercado principalmente no cenário atual onde a cada compra online realizada, o cliente já está na expectativa por informações de status de pedido e previsão de entrega.

Essa expectativa do cliente com relação a cada entrega, também influencia diretamente no nível de serviço, o que também está ligado a qualidade do bom serviço prestado pela empresa.

É claro que as planilhas são extremamente úteis e vão te auxiliar no que você precisa para a gestão de fretes e cargas, mas a questão aqui é o tempo gasto para administrar as planilhas e a vulnerabilidade passíveis de erros.

Se você gasta mais de 1 hora por dia gerenciando planilhas, pense no que você poderia estar fazendo ao invés de atualizar planilhas?

Softwares inteligentes são alternativas para as planilhas.

Levando em conta todos os pontos abordados acima, todas adversidades causadas por planilhas mal estruturadas ou até mesmo mal organizadas, que são gerenciadas por muitas pessoas ao mesmo tempo e que causam grandes impactos tanto financeiros quanto de desperdício de tempo da equipe logística.

A Fretefy que foi desenvolvida por quem entende de logística, criou funcionalidades em que você não precisa mais de planilhas e as informações são atualizadas automaticamente através de módulos inovadores e também integrações com outros sistemas.

Nosso software  é uma das soluções mais robustas de mercado, desde a cotação de fretes até o monitoramento da carga para o cliente final, ou seja, entregando tudo que há de mais completo para a automação de processos logísticos que perfeitamente se adaptam a qualquer operação relevando praticidade, agilidade e otimização.

Entre em contato conosco e explique como é a sua operação. Iremos te demonstrar pontos onde você consegue substituir suas planilhas de excel por uma tecnologia muito mais ágil e eficiente.

Fale com um especialista da Fretefy.

Última atualização:

8

de

June

de

2022

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