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Gestão Logística

Saiba quais os Fundamentos do 5S?

Um pouco sobre o que é o 5S

Apesar do programa japonês “5S” ter se propagado fortemente no Brasil no inicio da década de 90, juntamente com os programas de qualidade total, e de seus conceitos serem de simples compreensão, é essencial que os coordenadores do Programa tenham o conhecimento sobre os seus fundamentos, sob o risco de ser implantado de uma maneira “mecânica”, dificilmente tornando os conceitos de cada “S” um hábito.

O princípio de implantação do 5S pode ser mais bem entendido através do Diagrama de Hersey, reconhecido psicólogo norte-americano por sua abordagem sobre comportamento das pessoas dentro das empresas. Hersey explica duas formas que promovem mudanças comportamentais no indivíduo. A Figura 1 apresenta as mudanças decorrentes de uma prática participativa, onde através do conhecimento da informação, as pessoas podem mudar as suas atitudes, depois mudam o seu comportamento pessoal e, por último, elas poderão promover uma mudança no comportamento coletivo. A Figura 2 apresenta as alterações resultantes de uma iniciativa direcionada, onde através de uma decisão tomada por uma liderança, há uma mudança do comportamento coletivo. Caso esta decisão permaneça por um tempo, há uma mudança no comportamento individual e posteriormente na atitude, até que o conhecimento seja internalizado.

Ciclo do Conhecimento - Natural

Ciclo da Ação - Induzido

 

Seguem três exemplos para facilitar este entendimento.

1º exemplo - O Cinto de Segurança

Embora haja um consenso sobre os benefícios da utilização do cinto de segurança pelo motorista e pelos passageiros de um automóvel, havia aqueles que, após tomar conhecimento das vantagens, passaram a usá-lo, independente de uma fiscalização. Havia outros que só usam o cinto quando sentem o risco de serem multados. Através de uma boa campanha que envolveu toda a sociedade e passou a penalizar os infratores, observou-se a mudança de comportamento coletivo. Como a campanha perdurou, unindo conscientização e punição, foi possível que as pessoas passassem a usar o cinto, não mais pela fiscalização, mas pela conscientização.  

Conclusão: As pessoas que usavam o cinto anteriormente, a partir do conhecimento, reviram suas atitudes e voltaram a mudar seus comportamentos. As pessoas que não usavam, tiveram que mudar seu comportamento por uma necessidade (livrar-se da punição), mas com a frequência de uso e com mais informações, mudaram a sua atitude, ou seja, passaram a usar o cinto através da mudança de conhecimento.

2º exemplo - O Macaco e o Banho Gelado

Não há um exemplo mais adequado para explicar a adequação do ser vivo ao ambiente que uma experiência com macacos, feita por psicólogos comportamentalistas. Eles colocaram 5 macacos dentro de uma sala, cada um com um porte físico diferente do outro. Quando perceberam que os animais estavam famintos, colocaram um pouco de comida em um local onde somente um deles, por vez, poderia acessá-la. Não foi surpresa nenhuma ver que o macaco mais forte é quem se alimentou da pouca comida existente. Porém, no momento que o macaco tocou a comida, os demais receberam um banho de água gelada. O que ocorreu após a experiência se repetir algumas vezes? Isto mesmo, os demais macacos, sabendo que seriam castigados no momento que um deles se beneficiasse com o alimento, uniram-se e impediram o acesso à comida de qualquer um deles. A experiência não terminou aí. Quando já havia uma acomodação com relação à comida pelos macacos, mesmo famintos, os cientistas trocaram um deles por outro. Como o novo inquilino não conhecia as regras, foi impedido de acessar à comida, mesmo faminto. A Experiência se repetiu até que todos os macacos tivessem sido revezados. Naquele momento os cientistas perceberam que, mesmo desconhecendo os efeitos do acesso à comida (que era o banho de água gelada), os macacos, todos novos, tinham adquirido o hábito de não fazê-lo.  

Conclusão: O ambiente tem uma forte influência sobre o comportamento.

3º exemplo - O comportamento das pessoas no trem e no metrô em São Paulo.

Embora as pessoas sejam as mesmas, normalmente sujam o trem e mantêm o metrô limpo. Por que isto ocorre? A resposta é simples. Enquanto os funcionários do metrô fiscalizam a venda clandestina de alimentos e mantêm a estação e os vagões sempre limpos e bem conservados, nem sempre ocorre o mesmo com o trem. Diferenças de comportamento como esta, ocorrem entre feiras livres e hipermercados; entre banheiros de terminais de ônibus e de aeroportos; entre estádios de futebol e teatros. Ou seja, o ambiente físico influencia o comportamento coletivo.  

Implantação do 5S

A partir desta abordagem comportamentalista, fica mais fácil explicar a sistemática de implantação do 5S em dois passos:

Passo 1 - Reconhecimento do problema

Problema é a diferença entre o que se tem e o que se deseja. É uma questão relativa e não absoluta, uma vez que a percepção do que se tem e a expectativa do que se deseja ter dependem da referência que as pessoas conhecem e das necessidades que elas precisam atendê-las. Dentro de uma empresa, o reconhecimento do problema pode ocorrer por iniciativa de algumas pessoas ou por iniciativa de seus acionistas, clientes, fornecedores ou órgãos fiscalizadores que representam a sociedade. Desperdício, desordem, sujeira, poluição, acidentes, defeitos, indisciplina, pouco comprometimento, quebra frequente de equipamentos e/ou dificuldade para a implementação de outras melhorias, são realidades de várias organizações e que demoram a serem reconhecidas. São problemas causados, muitas vezes, por deficiência no comportamento das pessoas, de todos os níveis e de todas as áreas. São problemas que parecem pequenos quando isolados ou mal analisados, mas que geram um grande custo quando somados e associados a outros. São problemas que ocorrem a toda hora, a cada minuto e que não são percebidos pelas lideranças.

Desta forma, o primeiro momento da implantação do 5S é o reconhecimento e a inquietação com os problemas cujas causas são deficiências comportamentais e cujas consequências muitas vezes são drásticas.  

Busca da Solução do problema

Apesar de mais de meio século desde a sua criação no Japão e de chegar ao ocidente desde a década de 80, o 5S ainda não é conhecido pela grande maioria das empresas. Mesmo que algumas delas estejam incomodadas com os problemas oriundos de aspectos comportamentais, não sabem que existe uma solução sistemática, simples, barata e devidamente experimentada para solucioná-los, que é o 5S. Quatro recomendações são importantes de serem aplicadas:

Primeira recomendação: Conhecer os verdadeiros conceitos do 5S

As empresas passam a conhecer o 5S das diversas formas: iniciativa de algumas pessoas; participação em eventos (congressos, seminários, cursos, feiras, palestras, etc.); visita aos clientes e/ou fornecedores; sugestão de auditores ou consultores de sistemas da qualidade, segurança ou meio ambiente; leitura de artigos ou matérias em jornais e revistas. A impressão de quem tem o primeiro contato com o 5S é que se trata de um programa de ordem e limpeza (“housekeeping”). Aqueles que visitam instalações em fase mais avançada de implantação e que não se aprofundam no tema, tendem a enxergar o 5S como uma ferramenta mais voltada para o embelezamento do local de trabalho. Isto significa, que o 5S parece ser uma coisa boa, mas que não tem nenhuma importância para uma empresa que pensa resolver seus problemas através de “mudanças tecnológicas”. Algumas pessoas passam a conhecer o 5S a partir de uma visão distorcida e experiências incompletas ou mal sucedidas de outras Organizações ou instalações. Experiências mal sucedidas são aquelas que se limitam a implantação do 5S apenas com um treinamento relâmpago e massificado dos colaboradores para depois se realizar o dia do descarte e da faxina. Experiências incompletas são aquelas onde o estágio de implantação ainda é embrionário, cujo valor investido com a parte promocional se reverteu, por enquanto, em alguns materiais descartados. Uma distorção dos conceitos mais frequentemente cometida por muita gente que acredita conhecer o 5S é limitá-lo à parte dos 3 primeiros “S”, tratando-o como um simples programa de ordem e limpeza.

Segunda recomendação: Reconhecer a dimensão do 5S

Conhecer o 5S não é determinante para implementá-lo. As pessoas precisam reconhecer o 5S como um processo educacional eficaz para resolver os problemas de ordem comportamental existentes na empresa. Só conhece a força do 5S quem já o vivenciou, quer seja desde a tenra idade, através da educação recebida dos pais e professores, quer seja em empresas que o implementaram. Só conhece a dimensão do 5S quem tem fé na educação como base de crescimento e sustentação do ser humano. A decisão de implantação do 5S não pode passar por uma simples equação contábil entre despesas e ganhos tangíveis, mas por um sentimento de que uma empresa só sobrevive a médio e longo prazos, se possuir um ambiente físico e comportamental voltado para a dignificação do ser humano. Isto significa que uma empresa não deve implantar o 5S com um objetivo meramente social ou por puro capricho de seu líder, mas objetivando ganhos de produtividade. Portanto, a prática do 5S passa por um motivo funcional antes de uma visão apenas estética. A prática do 5S não pode estar dissociada dos objetivos maiores da empresa.  

Terceira recomendação: Entender os mecanismos do 5S

O 5S se fundamenta em dois princípios básicos e interdependentes do comportamento das pessoas: o conhecimento (treinamento, conscientização) e o monitoramento (avaliação, crítica, reconhecimento). Isto significa que todo o planejamento para a implantação sistemática do 5S na empresa deve passar por estes dois princípios. Os conceitos do 5S devem ser do conhecimento de todas as pessoas, em todos os níveis. Isto exige técnicas de multiplicação, materiais didáticos e promocionais, além de reciclagem permanente. A forma como a empresa fará o controle da implantação, em todas as fases, é fundamental para o seu sucesso.

A introdução do 5S numa empresa provoca, em um primeiro momento, um movimento propício para uma mudança de comportamento coletivo. Isto ocorre em função da concentração dos treinamentos e de todo o marketing que precede o lançamento do 5S. Os 3 primeiros “S”(SEIRI, SEITON e SEISO) são puramente mecânicos (hardware), fazendo com que as pessoas utilizem os seus sentidos naturais para praticá-los. A experimentação mecânica com a prática dos 3 primeiros “S” é fundamental para a assimilação de seus conceitos.  

Após a eliminação dos problemas básicos com a prática dos 3 primeiros “S”, há um ambiente físico adequado e uma predisposição das pessoas em busca de satisfazer às suas necessidades suplementares, tratadas pelo SEIKETSU e pelo SHITSUKE.  

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Quarta recomendação: Diferenciar 5S dos Programas de Ordem e Limpeza

Por uma questão de desconhecimento sobre o 5S, muitas pessoas, inclusive da alta cúpula das empresas, confundem o 5S com programas de ordem e limpeza. Seguem as principais diferenças:

  • Os programas de ordem e limpeza são aplicáveis em ambientes onde as pessoas transitam. O 5S é aplicável em ambientes onde as pessoas trabalham
  • Os programas de ordem e limpeza têm como foco a transformação do ambiente. Já o 5S tem como foco a transformação das pessoas.
  • A metodologia dos programas de ordem e limpeza é indutiva, com caráter de condicionamento, impondo padrões. A do 5S é construtivista com caráter educativo, criando e consensando padrões.
  • As transformações dos programas de ordem e limpeza são baseadas em melhorias feitas por poucos, enquanto as dos 5S são baseadas em críticas e sugestões feitas pela própria equipe beneficiada.
  • Os programas de ordem e limpeza têm a capacidade de promover transformações em curto prazo, mas com dificuldade para a manutenção. Já o 5S promove transformações em médio e longo prazos, mas com facilidade para a manutenção.
  • A manutenção dos programas de ordem e limpeza é baseada apenas em auditorias, muitas vezes com caráter fiscalizador. Enquanto a do 5S é baseada em auditorias com caráter educativo, e em atividades promocionais.

Esta confusão de conceitos tem levado algumas empresas a se limitarem em atividades de ordem e limpeza (como sinônimo de estética e faxina), porém muito mais preocupadas com a forma (resultado estético), do que com os conceitos educacionais (resultado funcional).  

O SEIRI, que no sentido japonês, significa a utilização racional de recursos para evitar desperdícios, muitas vezes é tratado como uma atividade estanque de descarte do desnecessário, mesmo assim sem muito critério.

O SEITON, cujo objetivo é tornar o acesso aos recursos mais rápido e seguro, é tratado apenas com pintura e demarcação de piso e uma poluição de identificações, muitas vezes sem a mínima funcionalidade.

O SEISO, que tem por finalidade aproveitar a atividade de limpeza para agregar valor ao ambiente, atacando fontes de sujeira, locais de difícil acesso para limpar, operar, visualizar, reparar, repor, etc., é tratado, na prática, como uma simples faxina, tornado pessoas qualificadas em puros faxineiros, e parando algumas atividades produtivas à custo de uma limpeza de ordem apenas estética.

Caso não ocorra um melhor entendimento destes conceitos, principalmente por parte das lideranças, os resultados que poderiam advir do 5S ficariam bastante limitados aos resultados advindos dos programas de ordem e limpeza nos ambientes onde as pessoas vivem ou trabalham, e o inverso nos ambientes onde as pessoas apenas circulam. É recomendável que no inicio de implantação do 5S em uma empresa, sejam desenvolvidas atividades de indução nos ambientes frequentados por pessoas de diversas áreas, tais como: vestiários, refeitórios, ruas, jardins, estacionamentos, etc. À medida que o 5S se desenvolva nos ambientes de trabalho, as atividades de “indução”, natural e gradativamente, são reduzidas nestes ambientes coletivos.

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ESCRITO POR

Autor: Haroldo Ribeiro

Haroldo Ribeiro é consultor especializado no Japão, e autor de mais de 30 livros sobre 5S e TPM, desde 1994.

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