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Gestão de Frota — O guia completo

Saiba o que é gestão de frotas e como realizá-la de maneira assertiva na sua empresa!

A gestão de frotas é um dos elementos mais importantes dentro da cadeia logística de uma empresa de transporte de cargas. Para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto e realizar o gerenciamento das cargas de maneira mais assertiva, confira o guia completo com todos as características deste ramo.

 O que é gestão de frotas?

A gestão de frotas é a administração, controle e visão estratégica sobre os veículos responsáveis por realizar as entregas da empresa. Entre os processos que este gestor precisa monitorar, destacam-se: manutenção, análise de quilometragem, consumo de combustível, cumprimento no prazo de entrega, entre outros fatores.

Como realizar uma gestão de frotas eficiente?

Como otimizar sua frota de caminhõesRealizar uma boa administração dos veículos é fundamental para reduzir custos, aumentar a lucratividade e garantir maior segurança ao motorista e à carga. Como esse gerenciamento de frotas demanda muitos processos, é necessário seguir alguns passos para ser eficiente.

1. Liste todos os veículos da frota

Antes de tomar qualquer atitude, o gestor precisa ter uma visão ampla da atual estrutura e situação da sua frota no momento. Para isso, é necessário listar todos os veículos disponíveis na empresa, sejam eles motos, carros ou caminhões. Anote a descrição do modelo, ano, placa, quilometragem atual e informações sobre a última revisão.

2. Tenha o controle dos gastos mensais

Saiba exatamente quanto cada veículo gasta por mês, seja com combustível, pneus, manutenção ou outros custos. Ao anotar a quilometragem do automóvel a cada abastecimento, por exemplo, é possível ter uma média de consumo de combustível por quilômetro. As despesas com manutenção também devem ser registradas, para que o gestor conheça a média de gastos mensais para cada automóvel e a frequência que os modelos precisam ir para as revisões.

3. Realize manutenção preventiva

A manutenção preventiva garante a segurança dos veículos e impede que uma pequena falha se torne um problema de fato. Ao tentar economizar e não realizar as revisões, o gestor corre o risco de ter que gastar mais com peças caras ou acidentes.

Ao transformar a manutenção preventiva em rotina, o responsável consegue evitar que mais de um automóvel fique parado ao mesmo tempo, e criar uma estratégia logística para não perder o prazo de nenhuma entrega.

4. Invista na capacitação dos motoristas

Para garantir a eficiência da rota, promova treinamentos constantes e cursos de direção defensiva aos motoristas. A longo prazo, estas capacitações vão trazer resultados positivos ao negócio, como redução de custos e melhora nos serviços.

5. Controle as rotas

Ao controlar as rotas em tempo real, o gestor consegue acompanhar se o prazo de entrega vai ser cumprido e tomar atitudes mais rápidas em caso de acidente ou roubo de carga. Além disso, o rastreador também mantém um registro dos trajetos, o que permite que o responsável saiba se os motoristas estão desviando da rota previamente planejada.

Principais tipos de caminhões

conheça os tipos de caminhõesConhecer as características dos caminhões é parte essencial do trabalho do gestor de frota. Saber, por exemplo, qual o seu tamanho, especificações e capacidade de peso, ajuda a definir qual é o tipo certo de carga que ele pode comportar e o melhor trajeto a ser traçado.

1. Veículo urbano de carga – VUC

O VUC ou veículo urbano de carga é um caminhão de menor porte com um tamanho que varia entre 2,2 a 6,3 metros e possui uma capacidade máxima de 3 toneladas. Por conta de sua dimensão, este veículo pode andar em determinadas vias que possuem restrição de circulação, o que o torna ideal para o uso em áreas urbanas.

2. Caminhão semipesado (Toco)

Este veículo possui dois eixos, um na parte da frente e outro na de trás. Normalmente, ele tem um comprimento de 14 metros e uma capacidade de carga máxima de 6 toneladas.

3. Caminhão pesado (Truck)

O Truck possui dois eixos duplos (na dianteira e na traseira), o que garante um desempenho um pouco melhor. Com um comprimento máximo de 14 metros, o peso bruto desse caminhão não deve passar de 23 toneladas.

4. Carreta

Um dos veículos mais usados no transporte de cargas é a carreta. Ela possui duas partes bem definidas: o cavalo, em que fica localizado o motor e a cabine e a carroceria, onde a carga é acondicionada para o transporte. Este caminhão tem 3 versões:

  • Carreta com dois eixos, em que o comprimento máximo é de 18 metros e o peso de carga é de até 33 toneladas;
  • Carreta com três eixos, em que o comprimento também pode chegar a 18 metros.Por conta do seu eixo a mais, o peso bruto é maior, um máximo de 41,5 toneladas;
  • Na carreta cavalo trucado, o comprimento é o mesmo das duas versões acima. O veículo também possui 3 eixos, mas como o cavalo mecânico é trucado, a sua capacidade de carga aumenta e tem um limite de até 45 toneladas.

5. Bitrem

Este veículo tem duas articulações e uma combinação que conta com 7 eixos, o que garante uma capacidade de carga de até 57 toneladas.

6. Rodotrem

O caminhão rodotrem conta com uma estrutura de 3 articulações, um cavalo mecânico trucado e dois semirreboques. Com uma capacidade máxima de 74 toneladas, este veículo precisa de uma autorização especial de trânsito (AET) para circular.

Frota própria x terceirização: qual escolher?

vale a pena terceirização da frota de caminhões?Muitos empreendedores ficam em dúvida entre escolher investir em uma frota própria ou terceirizar este serviço. Confira abaixo as principais características de cada uma das duas opções.

1. Características da terceirização

  • Menos questões burocráticas: ao terceirizar a frota, o gestor não fica responsável pela regulamentação dos veículos e da contratação dos motoristas;
  • Mais tempo para outros setores: como as questões que envolvem o transporte não são mais uma preocupação, os responsáveis por essa área tem mais tempo para se concentrar em outros departamentos do negócio, como estratégias para aumentar as vendas;
  • Redução de despesas operacionais: a terceirização poupa que a empresa tenha que investir nos veículos, como renovação de frota, manutenção preventiva e troca de pneus. Isso permite que a empresa possa aplicar mais dinheiro em outras áreas;
  • Agilidade nas entregas: com a terceirização, a empresa de transporte de cargas pode acionar caminhoneiros autônomos disponíveis e realizar a entrega com muito mais rapidez e economia;
  • Você escolhe o prestador de serviço: através de um sistema seguro como o Fretefy, o gestor de frota tem acesso a uma rede de caminhoneiros autônomos confiáveis e a diversos modelos de caminhões, sendo possível aumentar os lucros com entregas diferentes.

2. Características da frota própria

  • Maior publicidade: com a frota própria, a empresa pode aproveitar para transportar os seus produtos em veículos personalizados com a sua logo. Essa atitude simples funciona como uma forma de publicidade. Para atrair um marketing positivo, os caminhões devem ser bem cuidados e os motoristas tenham uma direção defensiva;
  • Flexível: por ser dona dos veículos, a empresa não precisa se preocupar com nenhum tipo de restrição e consegue se adaptar de acordo com as demandas. Além disso, a carga pode aproveitar todo o espaço disponível do caminhão e garantir maior cuidado na hora de embarque e desembarque de mercadoria.
  • Altas despesas: o alto investimento na compra de frota própria e sua manutenção é a maior desvantagem deste modelo de negócio. A empresa também fica mais vulnerável a sofrer com as multas de trânsito e outras questões regulamentárias;
  • Mais tempo gasto: administrar a frota própria exige muito mais tempo e esforço, como controlar a manutenção preventiva, monitorar o consumo de combustível, lidar com as questões burocráticas da contratação do motorista e muito mais.

O que é a lei da terceirização?

Entenda a terceirizaçãoSancionada em março de 2017, a lei da terceirização trabalhista trouxe algumas mudanças para esse tipo de contratação:

  • Possibilidade de terceirização de atividade-fim: agora, qualquer atividade dentro da empresa pode ser terceirizada. Antigamente, apenas os serviços de vigilância, conservação e limpeza poderiam ser terceirizados;
  • Mudanças nos contratos temporários: se antes o tempo de contratação não poderia ser superior a 90 dias, agora o prazo é de até 180 dias, podendo ser prorrogado por mais 90;
  • Direitos do empregado terceirizado: o trabalhador terceirizado tem todos os direitos de um registrado pela CLT, como 13º salário, férias com adicional de 1/3, pagamento de horas extras, recolhimento de FGTS, adicionais de insalubridade e periculosidade, adicional noturno e outros. Por outro lado, os direitos previstos em acordos coletivos não são aplicáveis aos terceirizados;
  • Subordinação do empregado: o terceirizado é subordinado à empresa prestadora de serviços que tem o vínculo empregatício. Ou seja, é somente ela que pode exigir e cobrar o funcionário quanto ao trabalho. A organização contratante não tem o direito de realizar a cobrança diretamente ao empregado;
  • Empresas que podem terceirizar seus serviços: as organizações que desejam terceirizar os serviços devem comprovar capital mínimo e a quantidade de funcionários, da seguinte forma: R$ 10.000,00 (10 funcionários), R$ 25.000,00 (11 a 20 funcionários), R$ 50.000,00 (21 a 50 funcionários), 100.000,00 (51 a 100 funcionários) e R$ 250.000,00 (mais de 100 funcionários).

Como funciona a tabela de frete?

calcular tabela de frete caminhõesCom a paralisação dos caminhoneiros em 2018, os motoristas e o governo entraram em um acordo para melhorar a remuneração da categoria. Uma das medidas é uma tabela com preços mínimos fixados pela ANTT (Agência Nacional de Transporte Terrestres) para as cargas lotações – as que ocupam a total capacidade de carga do veículo.

Para realizar a tabela, a ANTT especificou os valores conforme as categorias de carga (geral, granel, frigorificada, perigosa e neogranel). Os custos fixos e variáveis do transporte também fazem parte do cálculo, assim como os quilômetros rodados e a quantidade de eixo carregado. Por outro lado, o valor do pedágio não entra no cálculo da tabela, este número deve ser acrescentado no preço final cobrado.

Se o embarcador não pagar o frete conforme a tabela da ANTT, ele está sujeito a cobrança de multa. Segundo a legislação, a penalidade é o pagamento do dobro da diferença do frete, descontando o valor já pago.

Como fazer cotação de frete?

Saber como cobrar o valor do frete é fundamental para a lucratividade da empresa e o seu bom relacionamento com o cliente. Embora seja uma tarefa rotineira dentro do setor logístico, muitas empresas ainda têm dificuldade de fazer a precificação do frete. Para realizar este cálculo é preciso levar em conta algumas variáveis, como:

1. Frete peso

O peso da carga tem como referência tanto o seu peso bruto (em kg), quanto em cubado (em m³). A cobrança do frete normalmente é calculada com base no maior valor entre os dois. Isso permite que a cobrança seja mais justa, evitando que cargas volumosas e leves tenham um preço baixo, mesmo que elas ocupem um espaço considerável no veículo.

2. Frete valor

O cálculo utiliza um percentual sobre o valor da nota fiscal. Aquelas cargas que possuem um alto valor agregado, geram uma cobrança mais cara.

3. Frete por quilômetro rodado

Esta variável considera a distância percorrida para a entrega da carga. Isso significa que os clientes que moram em regiões mais afastadas, acabam tendo que pagar a mais pelo frete.

4. GRIS (Gerenciamento de Riscos)

É uma taxa cobrada a partir de um percentual do valor da carga. O seu objetivo é cobrir custos com medidas adotadas para se proteger de acidentes e roubos de mercadorias.

5. Ad Valorem

A taxa funciona como um seguro para as cargas, mas com cobertura para apenas quando os produtos não estão em trânsito. Neste caso, o valor também é cobrado com base no percentual do número descrito na nota fiscal.

6. Pedágio

Dependendo do trajeto, há um ou mais pedágios no caminho. Quando as mercadorias são fracionadas, o valor é dividido entre os clientes. Em casos de carga lotação, o consumidor é quem arca com a despesa total.

7. ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)

O imposto é cobrado toda vez que um transporte com carga for realizado dentro do país.

Além de todas as variáveis apresentadas, a transportadora também precisa considerar as suas despesas para conseguir gerar lucros. Entre os custos da empresa estão: gastos administrativos, manutenção, combustível e mais.

Como realizar o controle de frotas?

como monitorar caminhõesO gerenciamento de frota é uma atividade complexa e que envolve diversos processos. A boa notícia é que com organização e monitoramento dos fluxos, é possível ter mais eficiência e controle dos veículos presentes nas frotas.

1. Mapeie as informações da frota

O primeiro passo é realizar um mapeamento completo da frota, usando os últimos dados coletados. Neste mapa é necessário ter o descrito os veículo, gastos com combustível, erros humanos, custos com manutenção, capacidade de carga dos automóveis e a sua disponibilidade.

2. Tenha metas consistentes

As metas definidas pela empresa devem ser alcançáveis, ao mesmo tempo, em que elas representam um desafio às suas equipes. Os indicadores de desempenho mapeados no passo anterior é que serão a base para a definição de metas.

O ideal é que esses objetivos sejam separados entre anuais, semestrais, trimestrais e mensais, para facilitar o seu acompanhamento e, se for o caso, ajustar as estratégias. Entre os indicadores que podem ter definição de metas destacam-se:

  • Multas: custo total, quantidade e infrações por veículo;
  • Manutenção: custo total, reparos corretivos por veículo, revisão por km rodado;
  • Sinistro: custo total e por veículo;
  • Combustível: custo total, por veículo e por km rodado.

3. Dimensionamento da frota

Uma frota com poucos veículos sobrecarregam a operação, podendo aumentar o número de manutenções corretivas e o número de sinistros. Por outro lado, veículos demais dentro da frota geram custos desnecessários.

Sendo assim, é fundamental contar com um número de automóveis que atendam todas as necessidades atuais da empresa e selecionar o tipo certo de caminhão para o frete. Se ao longo do tempo se perceber que a quantidade não é a ideal, aí sim deve se mexer neste número. Neste caso a opção com menor custo e que traz inúmeras vantagens para a transportadora é o Fretefy.

4. Custos com combustível

Um dos maiores impactos financeiros em qualquer frota é o custo com combustível. Por isso, é fundamental controlar essa variável de perto. Por exemplo: se com o monitoramento o gestor reparar que o veículo X aumentou o custo de quilômetro por litro, ele passa a tomar atitudes para entender o porquê dessa mudança e encontrar a melhor estratégia para resolver a situação.

5. Custos com manutenção

O investimento em manutenção preventiva é uma das melhores formas de prevenir despesas não previstas com manutenções corretivas e sinistros, e ainda evita a ociosidade da frota.

Durante a revisão programada deve ser verificado como está a troca de óleo e se há peças que devem ser trocadas antes que dê algum problema grave. Além da redução de custos, a manutenção também garante maior segurança ao condutor, veículo e carga transportada.

No controle dessa variável é necessário considerar a marca e o modelo de cada um dos veículos disponíveis na frota. Afinal, cada montadora tem a sua própria recomendação de quando se deve trocar os óleos e realizar a revisão.

Negligenciar a manutenção preventiva preocupada com os custos que ela possa oferecer, pode comprometer a produtividade da frota, além de aumentar as despesas com gastos desnecessários.

6. Gestão de condutores

Os motoristas são peças essenciais no sucesso do gerenciamento de frota. Além de serem os principais responsáveis pela segurança da carga durante o trajeto, eles também são a imagem da empresa na estrada. Por isso, é tão importante que a organização invista em treinamentos rotineiramente.

7. Tecnologia no controle de frotas

O gestor de frotas conta com diversas ferramentas tecnológicas para realizar a administração e controle dos seus veículos. Além dos tradicionais softwares de gestão ERP, o responsável pode cuidar de toda a logística através do Fretefy. O Fretefy é uma ferramenta robusta que oferece soluções completas para transportadoras administrarem frotas próprias e terceirizadas. O sistema oferece várias funcionalidades, conheça algumas:

  • Busca de caminhões disponíveis: a partir das suas demandas de cartas, a inteligência artificial da plataforma busca em poucos minutos um caminhão com as especificações que o gestor precisa.
  • Oferta de cargas: ao utilizar o Fretefy, em minutos, os robôs da ferramenta encontram os veículos que se encaixam nas necessidades da sua carga dando a possibilidade de você fechar mais negócios.
  • Rastreamento da frota em tempo real: com o sistema você tem o acompanhamento do percurso feito pelo motorista e pode prevenir e resolver sinistros de maneira mais ágil.
  • Troca de informações rápidas entre o responsável e condutor: ao contratar um caminhoneiro autônomo pelo Fretefy, o gestor usa a plataforma desde o momento da negociação até a entrega da carga no destino final, podendo usar o chat disponível para conversar, orçar e manter contato em qualquer momento.

Automatizar os processos dentro da gestão de frotas é uma das soluções mais inteligentes para garantir a qualidade do serviço, reduzir custos logísticos e aumentar a produtividade e confiabilidade de informações. Isso porque esta área envolve muitas operações e depender do controle manual e papéis pode causar diversas dificuldades e aumentar a incidência de erros.

Mesmo em frotas terceirizadas, em que a questão burocrática e os custos são menores, é necessário monitorar o trajeto da carga e verificar constantemente se os veículos estão cumprindo os prazos de entrega determinados.

Se você trabalha no ramo, conhece muito bem estes desafios de transporte e logística listados no texto. Por isso, preparamos para você um material completo, que ajudará a fazer a sua frota obter mais lucratividade. Clique aqui e baixe gratuitamente o e-book “O que todo dono de transportadora e gestor de frota devem saber”.

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