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Quando contratar um TMS para transportadoras?

A sigla TMS vem do inglês “Transportation Management System”. Em tradução livre, significa Sistema de Gerenciamento de Transporte. Como o próprio nome explica, o termo se refere a softwares usados por empresas que possuem frota de veículos, trabalham com cargas e outros processos logísticos que envolvem receber e entregar um produto. A seguir, o blog do Fretefy explica a importância do TMS para transportadoras de cargas.

A relação entre TMS e ERP

É comum que o TMS seja integrado a um software ERP para que haja a comunicação completa entre diferentes setores de uma mesma empresa. Por exemplo, um TMS que faz a gestão de CT-e pode faturá-lo automaticamente na sua emissão.

Através da tecnologia, as empresas podem também:

  • Fazer a contratação de terceiros (CIOT)
  • Acompanhar as cargas em trânsito
  • Efetuar a averbação eletrônica das cargas
  • Controlar orçamentos e contratos
  • Definir preços do transporte
  • Gerar relatórios de desempenho

Como funciona o TMS para transportadoras?

Por ser uma plataforma com troca de milhares de informações simultaneamente, o software costuma ser instalado no servidor das empresas e somente pode ser acessado por computadores em que o programa esteja instalado.

Nos últimos anos, surgiu a versão Cloud, que possui as mesmas funcionalidades da versão física. Neste caso, o TMS é instalado em um servidor externo e os dados podem ser acessados remotamente. A opção é bastante interessante para as empresas que não desejam investir em infraestrutura ou que não possuem equipe especializada para fazer manutenções periódicas necessárias em seus servidores.

Outra vantagem do TMS Cloud é a segurança. Empresas que armazenam este tipo de sistema fazem backup diário das informações contidas, desta forma, caso aconteça algum erro, os dados ficam seguros e podem recuperados.

Quando preciso contratar um TMS?

O TMS, assim como um software de ERP, são indicados para empresas de médio e grande porte. Muitas vezes, o tamanho da frota não é suficiente para indicar a necessidade. Transportadoras que utilizam dezenas de caminhoneiros autônomos, mas possuem poucos veículos, podem se beneficiar amplamente com essa tecnologia, principalmente devido à emissão de documentos fiscais.

Já as transportadoras que não contratam terceiros, mas possuem um maior número de veículos, também são beneficiadas porque a tecnologia integra rastreadores e ajuda a controlar a manutenção de centenas de caminhões ao mesmo tempo.

Confira outros benefícios a seguir para entender como um TMS se encaixa nas suas operações.

Unificação dos processos

Em um mesmo sistema, você poderá acompanhar a sua frota, emitir documentos digitais e visualizar o faturamento da sua empresa.

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Essa integração elimina o uso de planilhas para anotar quanto a transportadora recebeu na última semana e dispensa a contratação de um programa somente para emitir NF-e, por exemplo.

A união dos processos acelera a tomada de decisões estratégicas porque os dados para análise estarão disponíveis em tempo real e sempre que for necessário. Outra vantagem é a diminuição de erros. Seus colaboradores não precisarão inserir dados manualmente e você não dependerá mais de anotações em papel, que facilmente podem se perder.

Acompanhar os custos dos fretes

Definir preços de transporte é uma das funções de um TMS logístico. Em tempo real, você confere os dados da viagem e consegue avaliar se o valor recebido está sendo suficiente para cobrir gastos, como combustível e pedágio, e ainda garantir lucro.

Manutenção da frota

Um sistema de gestão de frota eficiente alerta quando seus caminhões precisam passar por vistorias, entre elas alinhamento, balanceamento e calibragem dos pneus. É possível informar, por exemplo, que toda a frota deve fazer manutenção após 10 km viajados. Então, quando um veículo que já atingiu essa quilometragem for escolhido para uma nova viagem, o software informará a necessidade da manutenção.

Mais tempo para lucrar

Quando foi a última vez que você analisou o desempenho comercial da sua empresa? Você sabe quais são os fornecedores com melhores preços? E quais são os motoristas mais eficientes da frota? Estas e outras informações são fundamentais para entender qual o próximo passo que seus negócios seguirão.

Um bom sistema TMS traz estes e outros dados de forma automática, evitando que você precise usar planilhas ou reunir relatórios individuais de cada setor. A partir destas informações, é possível entender os pontos positivos da sua empresa e áreas que precisam de uma atenção maior.

Integre também caminhões autônomos

Um sistema de TMS para transporte e logística é fundamental para integrar embarcadoras, transportadoras e frota própria. Mas recentemente surgiu uma nova tecnologia que veio para suprir uma necessidade frequente das empresas: a conexão com caminhoneiros autônomos.

O Fretefy é esta novidade! A plataforma foi desenvolvida pela Gestran, uma empresa paranaense que possui 21 anos de experiência no desenvolvimento de softwares para transporte e logística, possuindo inclusive um dos mais completos sistemas ERP e TMS da América Latina.

Enquanto o TMS é responsável por questões como documentação fiscais, o Fretefy faz a gestão completa de veículos e cargas dentro de uma transportadora, além de facilitar a oferta de caminhões ociosos e contratação de motoristas terceirizados.

Como funciona o Fretefy?

A ferramenta utiliza uma sofisticada tecnologia de inteligência artificial e de cruzamento de dados. Quando uma transportadora recebe novas cargas, o operador faz o cadastro no Fretefy informando as características da encomenda, quando e aonde ela deve ser coletada e entregue, se existem pontos de coleta/entrega, e se há necessidade de um caminhão com rastreador e gerenciamento de risco.

Neste cadastro, o profissional indica também qual é a forma de publicação da carga, ou seja: se deseja somente direcioná-la para os veículos disponíveis dentro da transportadora, se ela pode ser distribuída para transportadores parceiros ou se a carga será divulgada para todos os cadastrados no Fretefy, que já somam mais de 150 mil caminhoneiros.

Após a etapa de cadastro inicial, os robôs do Fretefy fazem o cruzamento de dados entre as características da carga e dos veículos disponíveis para encontrarem a melhor opção.

Se você a sua carga precisa ser coletada em São Paulo, mas seus caminhões estão em Campinas e Paulínia, o sistema avaliará qual veículo é o mais compatível para esta viagem, considerando o tempo de deslocamento. Vale lembrar que todo esse cálculo é feito em poucos segundos e de forma 100% automatizada.

Unifique todas suas cargas e caminhões hoje mesmo! Solicite uma demonstração gratuita desta plataforma que está inovando o transporte de cargas brasileiro.

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