O controle de entregas está entre as tarefas mais importantes de qualquer indústria logística, seja entre embarcadores e transportadoras. Em muitos exemplos, ele é o afazer mais importante da empresa, servindo como o principal indicativo de sucesso.
Porém, esse tipo de controle não fica mais fácil com o tempo. Pelo contrário, ele se torna mais difícil conforme o seu negócio avança e os fretes aumentam ao longo dos dias, meses e anos.
Sendo assim, a gestão deve acompanhar e se aprimorar assim como a quantidade de recebimentos e expedições passa a ser maior. Caso contrário, os atrasos acontecem e podem colocar em xeque a credibilidade da empresa.
Tendo isso em mente, nós da Fretefy preparamos este artigo e mostramos como realizar um controle de entregas sem atraso. Então, caso queira saber mais, leia este artigo até o fim!
O que é controle de entregas?
O controle de entregas é uma demanda dentro de empresas do setor logístico responsável por acompanhar e realizar a gestão eficiente das mercadorias em diferentes etapas até a entrega final.
Deste modo, a tarefa busca aumentar a eficiência de todas as mercadorias em transporte e, acima de tudo, evitar descompromissos relacionados ao prazo de entrega.
Hoje, o prazo de entrega é o principal motivo de reclamações em sites, redes sociais e outras ferramentas avaliativas.
Isso porque o destinatário tem a expectativa de receber a sua mercado em uma data específica e, uma vez que isso não acontece, a frustração se torna quase certa, provocando comentários negativos sobre a embarcadora ou transportadora.
Por conta da hiperconectividade, um único comentário pode impactar a preferência de centenas de usuários, afinal a avaliação aparece em fichas nos mecanismos de buscas, nas redes sociais e sites agregadores de comentários.
Neste cenário, o controle de entregas se torna ainda mais importante e fica entre os afazeres mais cruciais para um gestor logístico. Porém, fazê-lo com assertividade não é algo simples.
Muitas vezes, a empresa precisa de uma boa estrutura de acompanhamento e soluções digitais próprias para criar indicativos de desempenho funcionais. Indo além disso, o tracking e dock scheduling precisa ser muito funcional.
Caso contrário, o gestor fica sobrecarregado e divide a sua atenção em telefonemas, mensagens, emails e outras formas de dispersar a sua atenção ao que realmente importa.
Como controlar as entregas?
Para realizar um bom controle de entregas, você deve basear a sua gestão em três pilares fundamentais: Planejamento; Otimização; e Tecnologia. Juntos, esses três fatores aumentam a precisão e tornam os fretes mais seguros.
O controle deve ser guiado a partir desses três fatores e considerar um processo de melhoria contínua. Ou seja, reter métricas e guiar indicadores-chave de desempenho para provocar mudanças e correções nas diferentes etapas da entrega.
Portanto, cada um dos fatores precisa ser implementado e evoluído com frequência.
O planejamento é o fator indispensável para controlar entregas com eficiência e, claro, diminuir as chances de atrasos. Aqui, considere o planejamento como a preparação de um roteiro de ação.
Desta forma, pense em todas as etapas logísticas do seu negócio, sem exceção, e faça a estimativa de tempo, investimentos e recursos utilizados. Fora isso, não esqueça de definir métricas e indicativos de acompanhamento de status.
Feito isso, o seu negócio passa a ter mais previsibilidade nos resultados e mantém um roteiro caso surja algum problema inesperado nas etapas logísticas.
No entanto, apenas um planejamento não assegura entregas sem surpresas. Então, a otimização contínua de processos se faz necessária.
Hoje, nós vivemos um ambiente de negócios que se beneficia das tantas soluções digitais existentes. Nisso, a automatização e otimização dos tantos afazeres diários é possível e não chega a ser difícil para pequenas e médias empresas.
No decorrer da controle de entregas, você encontra diferentes dados, como informações de registros, consultas, despachos, emissões de documentos, expedições etc. Com o fluxo de trabalho alto, a necessidade de otimizar e diminuir as tarefas diárias é alta.
Neste contexto, a otimização é uma importante forma de dar celeridade às diferentes etapas logísticas do seu negócio e ao mesmo tempo tornar os resultados ainda melhores.
Por fim, vale destacar o papel da tecnologia. Com a logística 4.0 uma realidade, o uso de processos digitais ganha novos adeptos diariamente em diferentes setores da indústria, inclusive na área de transporte.
Entre armazéns, embarcadores, transportadoras e caminhoneiros, a transformação digital seleciona indicativos-chave de desempenho que aprimoram todo o processo de gestão. Indo além, ele ainda facilita o processo de planejamento e otimização.
Tudo isso é possível porque a tecnologia executa um papel importante na tomada decisão, isto é, ele apresenta dados que mostram problemas, previsões e resultados de reestruturar as tantas obrigações logísticas.
Na prática, antes de tomar uma decisão relacionada ao planejamento ou à gestão, a tecnologia mostra os melhores passos para o seu negócio.
Quais informações devem constar no controle de entregas?
O controle de entregas requer informações para ser feito com sucesso. Por isso é indispensável que você saiba quais dados exigir e, acima de tudo, quais indicativos devem guiar a sua gestão.
Entre as informações que não devem faltar relacionada à carga são as seguintes:
- Código do pedido;
- Data de recebimento;
- Data de separação;
- Data de expedição;
- Prazo máximo;
- Descrição ou nome da mercadoria;
- Nome do cliente ou destinatário final;
- Contato do cliente, dando preferência por email ou telefone;
- Endereço de entrega final;
- Redespachada se necessário;
- Segunda redespachada se necessário;
- Subcontratada se necessário;
- Código de rastreio;
- Data prevista de entrega;
- Data de entrega;
- Nota fiscal;
- Status do pedido, como “em aguardo”, “em trânsito” ou “finalizada”.
Vale destacar que nem sempre as informações listadas acima são indispensáveis. Isso acontece porque no fim os dados essenciais dependem do serviço oferecido pelo seu negócio.
Além disso, o controle de entregas também deve considerar quais indicativos-chave de desempenho são os mais importantes.
Caso não esteja familiarizado, os indicativos-chave são métricas e resultados que mostram o desempenho do seu negócio, seja positivo ou negativo. Entre alguns exemplos nós temos:
- Rotatividade de parceiros;
- Frequência de atrasos;
- Quantidade de expedições antecipadas;
- Fretes realizados no prazo máximo;
- Agendamento de entregas;
- Quantidade de entregas realizadas;
- Índice de queixas.
Você pode selecionar um ou mais indicativos. Porém, em todos os casos você deve considerar o objetivo da sua gestão de entregas, como reduzir os atrasos, aumentar a fidelidade de clientes ou antecipar entregas.
O que são ocorrências de entrega?
As ocorrências de entrega são acontecimentos relacionados às diferentes etapas logísticas, como a mudança de status da mercadoria, o desvio de rotas, a necessidade de redespachar a mercadoria, entre outros exemplos.
Por exemplo, você é um gestor logístico e realiza o controle de entregas. Neste caso, você precisa ter informações sobre as condições da mercadoria e dados sobre o processo de frete. Um itinerário bloqueado, por exemplo, é uma ocorrência de entrega.
Com ocorrências de entrega em mãos, você pode antecipar e definir ações de contenção de dados e isso pode acontecer de diferentes formas.
Uma ação simples que costuma funcionar é a informação antecipada e completa ao destinatário final. Nessas ocasiões, basta informar o problema e deixar claro que a sua embarcadora ou transportadora tem meios para superar determinada dificuldade.
O que fazer para evitar atrasos?
A melhor forma para reduzir atrasos em entregas agendadas é corrigir os atuais problemas relacionados ao planejamento, otimização e tecnologia da empresa. A partir disso, você melhora fatores internos e provoca entregas mais assíduas.
Por outro lado, o investimento nestas três frentes se faz necessário. Isso pode ser uma barreira para alguns negócios.
Neste sentido, você deve se atentar ao planejamento interno do seu negócio. Indo além, é necessário roteirizar e estruturar o seu negócio com foco em controle, ou seja, com status frequentemente atualizados e medidas paliativas para evitar atrasos.
Outra medida igualmente útil é revisar parcerias, buscando novos acordos e ações com o propósito de evitar entregas fora do prazo final. Caso não firmar outros compromissos, releia o contrato e use cláusulas que destacam a importância do prazo final ser atendido.
Por fim, vale destacar ainda a importância do centro de distribuição. Muitas vezes, o CD pode ser otimizado com mais agilidade no tempo de recebimento, separação e expedição.
Então, caso sofra com atrasos constantes, tente ganhar tempo através de reformulações no seu CD, seja através da profissionalização da equipe ou da digitalização de serviços.
Conclusão
O controle de entregas está longe de ser uma tarefa fácil e se torna quase impossível entre os empresários que seguem em dupla jornada, assumindo a liderança da empresa e o cargo de gestor logístico.
Felizmente, há medidas que podem tornar a gestão de entregas e ocorrências mais fácil. Mesmo que elas necessitem de um capital inicial, a expectativa de melhorar o ambiente de negócios da empresa justifica o investimento.
Indo além disso, a tecnologia também proporciona soluções fáceis e muito eficientes ao controlar as entregas. Como o aplicativo baseado em logística 4.0 da Fretefy.
Com ele, você centraliza todas as informações indispensáveis da sua frota e consegue acompanhar as entregas que correm risco de ultrapassar a data final de recebimento.
Para entender melhor, nós convidamos você a clicar aqui e ver todas as muitas funções do software da Fretefy!
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