A tradução literal da palavra “tracking” é monitoramento, o que significa monitorar ou acompanhar algo considerando uma finalidade ou propósito. Também podemos complementar essa definição dizendo que tracking é um rastreamento utilizando a tecnologia de telemetria, que é a arte de medir as distâncias.
O tracking, no setor de transporte, significa monitorar uma carga utilizando tecnologia de rastreamento, de forma a trazer segurança durante o trajeto da mercadoria até o local de entrega informado pelo cliente. A segurança se dá devido à disponibilidade de informação sobre a localização. Conforme o status de sua compra é atualizado, a confiança junto ao cliente transforma a experiência.
É normal nos deparamos no dia a dia com a ansiedade de esperar um produto e, nesse momento, nos deparamos com alguns cenários possíveis:
1 – O produto irá chegar em algum momento do dia.
2 – O produto irá chegar em algum momento do dia no período da manhã.
3 – Acompanhar o produto on-line com status de horário de entrega atualizado em tempo real
A opção número três eleva a experiência para o cliente, pois garante certeza acerca do status da entrega do produto, trazendo para o cliente transparência nos processos que o envolvem, o que leva a aumentar a credibilidade depositada no serviço prestado pela empresa. Além da entrega de excelência, o tracking é fundamental para que seja feito todo um planejamento logístico com base em dados gerados, o que permite antecipar problemas, isto é, agir proativamente.
Com as informações fornecidas pelo tracking, podemos fazer um planejamento logístico, bem como o replanejamento, quando necessário. Identificando, por exemplo, quando uma entrega estava prevista para chegar em determinado destino e o status apontando que o tempo está ficando fora do limite estipulado a princípio, podemos solicitar a alteração da rota.
Vale ressaltar que a maioria das empresas ainda monitoram suas cargas ligando para motoristas ou até mesmo para o cliente a fim de saberem o status da entrega, atuando, na maioria das vezes, na ocorrência do problema. No tracking, o monitoramento da informação é preciso e a intervenção acontece precocemente, antecipando eventuais problemas, otimizando processos e entregando valor agregado.
Ferramentas para o tracking da operação
Com a velocidade de entrega disposta em ferramentas tecnológicas, temos muitas ferramentas para o acompanhamento da operação. No entanto, as técnicas mais utilizadas ainda hoje são:
- Telefone
- Utilizado para contatar o motorista, o transportado e até mesmo o cliente, com o objetivo de monitorar o processo buscando informações.
- Com a popularização dos aplicativos de mensagens como o WhatsApp, é normal a criação de grupos ou até mesmo de conversas no privado para buscar informações.
- Mesmo com o advento das redes sociais, o e-mail é uma ferramenta muito utilizada na área profissional. Na logística, é amplamente mobilizado para formalizar uma conversa com o cliente ou com o transportador.
- Planilhas em Excel
- Já as famosas planilhas Excel (#NuncaCritiquei) são utilizadas para registros dos tempos e das informações relacionadas ao monitoramento da operação. Porém, muitas vezes, elas aparecem dotadas de informações desestruturadas, com baixa precisão e pouca exatidão de dados, ou seja, são permeadas com muito erros.
O acompanhamento ideal
É ter o status de todos os pedidos in real time com:
- Visão completa de toda a operação
- Monitoramento de entrega em tempo real desde o embarque até o destino.
- Painel personalizado, com status de entrega das cargas.
- Alerta sobre possíveis problemas
- Previsibilidade atualizada, em termos de data e hora, da entrega dos pedidos
- Localização precisa, por GPS. Assim, você consegue saber sua posição, mesmo que o equipamento não tenha rastreador.
- Gestão executada com apenas uma ferramenta
- Acompanha as ocorrências e os eventos durante o trajeto de entrega, pois o gerenciamento de transporte é uma etapa que merece muita atenção. Afinal, todos os setores da empresa trabalham com o objetivo de fazer com que o cliente receba o produto.
- Rastreia cada etapa da entrega da carga por meio da atualização do status.
- Acuracidade dos dados próxima a 100%
- Coleta de dados on-line, com informações precisas de ocorrências e eventos durante o trajeto de entrega.
- Registra os tempos automaticamente para apuração do Nível de Serviço, o que de maneira geral, diz respeito à eficiência dos serviços fornecidos. No caso da logística, a entrega perfeita é aquela feita dentro do prazo, com a qualidade do produto preservada. O Indicador também é conhecido como OTIF (On Time In Full).
- A digitalização do comprovante de entrega (canhoto) é essencial no processo logístico. É com ele que a transportadora assegura que a entrega foi feita e recebida pelo cliente. Habitualmente, os canhotos são impressos pela companhia responsável pela entrega. O responsável pelo recebimento do produto assina e carimba o documento.
Implantar o tracking na operação alivia a sobrecarga de trabalho da equipe
Entre os benefícios, temos:
- Evita problemas no trajeto, pois o motorista passa a ter uma rota monitorada e sabe que será notificado caso o trajeto planejado sofra alteração.
- Mitiga a cultura da desinformação sobre o real status do pedido por meio da disponibilização de informações on-line, não sendo necessário qualquer intervenção para a coleta de dados.
- Apura a real eficiência dos transportadores, possibilitando planos de ação eficazes e adequando as operações.
- Redução de procura pelo Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC) da empresa.
- Diminui riscos de furtos e roubos de produtos.
- A baixa incidência de furtos e roubos pode acarretar menor custo de seguro e do Ad Valorem, que é a taxa cobrada, dentro da tabela de fretes, representando o custo do seguro da carga.
- O acionamento de sinistros pela incidência de furtos e roubos também toma tempo da equipe, pois exige envio de documentos e acompanhamento dos processos. Se esses incidentes diminuem, a disponibilidade da equipe aumenta.
Para conhecer mais sobre o Tracking na logística, veja nosso Webinar:
Conclusão
Como você viu neste artigo, o tracking de carga oferece inúmeras vantagens, tanto para as empresas de rastreamento de cargas, quanto para os consumidores. O uso da tecnologia é indispensável para gerar melhores resultados nas operações logísticas.
Portanto, a Fretefy trabalha com soluções que priorizam a máxima eficiência de toda a parte logística da organização, a fim de promover segurança e rastreabilidade, facilitando a gestão de processos.
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