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Auditoria de fretes: como funciona e quais as vantagens? Descubra!

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Auditoria de fretes: como funciona e quais as vantagens? Descubra!
Auditoria de fretes: como funciona e quais as vantagens? Descubra!

Você já ouviu falar em auditoria de fretes? Esse é um dos procedimentos essenciais para garantir o equilíbrio nas despesas do setor logístico. Ele gera benefícios, como maior controle das finanças, melhoria na gestão e entregas otimizadas.

Além disso, essa tarefa ajuda na identificação de falhas de cobranças com as transportadoras, bem como reverter erros operacionais, que poderiam gerar grandes prejuízos.

Para entender mais sobre o assunto, continue acompanhando o conteúdo a seguir. Nele, te mostraremos como a auditoria funciona e seus benefícios. Confira!

O que é auditoria de fretes?

Trata-se de um procedimento gerido pelo time do embarcador, que envolve conferir as faturas enviadas pela transportadora. 

Seu maior objetivo é detectar eventuais divergências entre os valores praticados e os preços nas tabelas fechadas, bem como duplicidade em cobranças de serviços, erros de cálculos e outras falhas.

É importante fazer essa auditoria minuciosamente, pois os custos do frete impactam diretamente no orçamento das empresas de logística. A partir dessa investigação, podem ocorrer aumentos ou reduções nos valores, que afetam a lucratividade.

Então, é válido afirmar que essa tarefa é uma forma de aumentar a segurança das operações contra fraudes.

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Quais são os problemas que podem ser identificados com a auditoria de fretes?

Agora que você já entende o que é a qual a importância da auditoria de cobranças de frete, vamos te mostrar quais problemas esse procedimento consegue identificar. 

Entre eles, vale destacar a cobrança em duplicidade, erro nos cálculos e cobrança de serviços não realizados. Veja cada um deles com mais detalhes abaixo.

Cobrança em duplicidade

Ocorre quando a transportadora realiza a cobrança de um mesmo serviço duas vezes para o embarcador. Em geral, isso acontece devido ao controle financeiro ineficiente sobre as faturas encaminhadas.

Assim que a situação é identificada durante a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico, um novo documento é gerado com as informações corretas. 

Para evitar que a embarcadora pague valores indevidos, é importante dar baixa no documento duplicado, no momento em que o correto for emitido.

Erro nos cálculos

Essa divergência é identificada com bastante frequência em uma auditoria. Ela pode ocorrer tanto na cotação, quanto no valor cobrado. Os erros costumam se relacionar com a adição de tarifas que não correspondem à realidade.

Na prática, os cálculos errados aparecem durante a contratação de serviços de escolta ou na movimentação de cargas especiais. Como esse erro prejudica uma das partes, é crucial detectá-lo o quanto antes para corrigi-lo.

Outro problema é que o equívoco pode gerar desconfiança por parte do cliente. Alguns embarcadores podem acreditar que a empresa transportadora foi mal intencionada, prejudicando o relacionamento entre parceiros de negócios.

Cobrança de serviços não realizados

Esse erro está ligado a falhas na administração das cobranças. Em grande parte das ocasiões, os serviços contratados são citados no CT-e emitido, o que facilita a auditoria. 

Mesmo assim, existem poucas situações as quais os erros passam despercebidos. Então, caso surja alguma dúvida sobre a fatura, basta retornar a cobrança para a transportadora, solicitando o recibo de entrega do serviço contratado.

Quais os benefícios para os embarcadores?

operador logístico

O processo de auditoria de cobranças de frete é recomendável para qualquer empresa do setor logístico. Afinal, ela gera benefícios para todos os envolvidos na cadeia logística. Confira mais a seguir quais são eles.

Economia na conta frete

O processo de auditoria dos valores de frete proporciona uma economia no pagamento dessa cota. Isso porque, esse trabalho garante o pagamento das taxas descritas nas tabelas, bem como o cumprimento das regras acordadas nas negociações entre empresas.

Evita erros fiscais e penalidades decorrentes

Erros fiscais podem resultar em altas despesas, especialmente quanto ao pagamento indevido de tributos e suas penalidades. Dessa forma, um processo de auditoria eficiente ajuda a detectar tais falhas para corrigi-los a tempo, melhorando os processos logísticos.

Maior qualificação dos parceiros de transporte

Enquanto diversos ciclos de auditorias são realizados, o gestor consegue visualizar claramente a qualidade do trabalho, priorizando as transportadoras com melhores avaliações e índices mais baixos de falhas. 

Assim, o nível do serviço é aprimorado em toda a cadeia logística.

Maior previsibilidade da conta frete e fluxo de caixa

Uma auditoria bem aplicada, com um sistema de informações integrado, permite que os gestores financeiros enxerguem a conta do frete de forma ampla, planejando o fluxo de caixa com mais clareza e organização.

Benefícios da auditoria de fretes para as transportadoras

Com a auditoria de frete e controle de pagamento bem realizado, os benefícios também envolvem as transportadoras parceiras. Confira a seguir os aspectos que beneficiam essa parte nas transações.

Agilidade nos pagamentos

Uma auditoria torna o processo de pagamentos mais ágil, reduzindo o prazo de pagamento aplicado pelas transportadoras envolvidas.

Concorrência mais qualificada

Mais uma vantagem é que a auditoria auxilia na seleção dos parceiros embarcadores, filtrando por marcas que possuem um alto nível de controle de qualidade em suas operações, estimulando a competitividade saudável no mercado.

Maior fidelização dos clientes/embarcadores

Um grande benefício trazido pela auditoria de fretes é evidenciar transportadores com baixos índices de erros em suas operações. Assim, os embarcadores terão preferência em selecionar tais empresas para fechar parcerias. 

Consequentemente, ocorre a fidelização de clientes/embarcadores, facilitando as negociações. 

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Como implementar uma auditoria eficaz

containers

Existem etapas a serem seguidas para que a auditoria ocorra com eficiência. Confira algumas dicas que separamos abaixo:

  • invista em tecnologia para a coleta de dados e para o monitoramento da frota;
  • analise as informações das faturas periodicamente;
  • conteste dados equivocados sempre que forem identificados;
  • utilize indicadores de controle para basear decisões de corte, investimentos e melhorias na empresa.

Conclusão

Viu como a auditoria de fretes é um processo essencial para as operações logísticas? Ela contribui para reduzir o número de erros nas cobranças de frete, que visa melhorar o relacionamento entre transportadoras e seus clientes.

Isso porque, ambas as partes são beneficiadas, aumentando a confiança e a previsibilidade financeira. Considerando todas as vantagens listadas por aqui, é importante que você invista o quanto antes na implementação desse procedimento.

Última atualização:

14

de

July

de

2022

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