Você já ouviu falar em auditoria de fretes? Esse é um dos procedimentos essenciais para garantir o equilíbrio nas despesas do setor logístico. Ele gera benefícios, como maior controle das finanças, melhoria na gestão e entregas otimizadas.
Além disso, essa tarefa ajuda na identificação de falhas de cobranças com as transportadoras, bem como reverter erros operacionais, que poderiam gerar grandes prejuízos.
Para entender mais sobre o assunto, continue acompanhando o conteúdo a seguir. Nele, te mostraremos como a auditoria funciona e seus benefícios. Confira!
O que é auditoria de fretes?
Trata-se de um procedimento gerido pelo time do embarcador, que envolve conferir as faturas enviadas pela transportadora.
Seu maior objetivo é detectar eventuais divergências entre os valores praticados e os preços nas tabelas fechadas, bem como duplicidade em cobranças de serviços, erros de cálculos e outras falhas.
É importante fazer essa auditoria minuciosamente, pois os custos do frete impactam diretamente no orçamento das empresas de logística. A partir dessa investigação, podem ocorrer aumentos ou reduções nos valores, que afetam a lucratividade.
Então, é válido afirmar que essa tarefa é uma forma de aumentar a segurança das operações contra fraudes.
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Quais são os problemas que podem ser identificados com a auditoria de fretes?
Agora que você já entende o que é a qual a importância da auditoria de cobranças de frete, vamos te mostrar quais problemas esse procedimento consegue identificar.
Entre eles, vale destacar a cobrança em duplicidade, erro nos cálculos e cobrança de serviços não realizados. Veja cada um deles com mais detalhes abaixo.
Cobrança em duplicidade
Ocorre quando a transportadora realiza a cobrança de um mesmo serviço duas vezes para o embarcador. Em geral, isso acontece devido ao controle financeiro ineficiente sobre as faturas encaminhadas.
Assim que a situação é identificada durante a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico, um novo documento é gerado com as informações corretas.
Para evitar que a embarcadora pague valores indevidos, é importante dar baixa no documento duplicado, no momento em que o correto for emitido.
Erro nos cálculos
Essa divergência é identificada com bastante frequência em uma auditoria. Ela pode ocorrer tanto na cotação, quanto no valor cobrado. Os erros costumam se relacionar com a adição de tarifas que não correspondem à realidade.
Na prática, os cálculos errados aparecem durante a contratação de serviços de escolta ou na movimentação de cargas especiais. Como esse erro prejudica uma das partes, é crucial detectá-lo o quanto antes para corrigi-lo.
Outro problema é que o equívoco pode gerar desconfiança por parte do cliente. Alguns embarcadores podem acreditar que a empresa transportadora foi mal intencionada, prejudicando o relacionamento entre parceiros de negócios.
Cobrança de serviços não realizados
Esse erro está ligado a falhas na administração das cobranças. Em grande parte das ocasiões, os serviços contratados são citados no CT-e emitido, o que facilita a auditoria.
Mesmo assim, existem poucas situações as quais os erros passam despercebidos. Então, caso surja alguma dúvida sobre a fatura, basta retornar a cobrança para a transportadora, solicitando o recibo de entrega do serviço contratado.
Quais os benefícios para os embarcadores?
O processo de auditoria de cobranças de frete é recomendável para qualquer empresa do setor logístico. Afinal, ela gera benefícios para todos os envolvidos na cadeia logística. Confira mais a seguir quais são eles.
Economia na conta frete
O processo de auditoria dos valores de frete proporciona uma economia no pagamento dessa cota. Isso porque, esse trabalho garante o pagamento das taxas descritas nas tabelas, bem como o cumprimento das regras acordadas nas negociações entre empresas.
Evita erros fiscais e penalidades decorrentes
Erros fiscais podem resultar em altas despesas, especialmente quanto ao pagamento indevido de tributos e suas penalidades. Dessa forma, um processo de auditoria eficiente ajuda a detectar tais falhas para corrigi-los a tempo, melhorando os processos logísticos.
Maior qualificação dos parceiros de transporte
Enquanto diversos ciclos de auditorias são realizados, o gestor consegue visualizar claramente a qualidade do trabalho, priorizando as transportadoras com melhores avaliações e índices mais baixos de falhas.
Assim, o nível do serviço é aprimorado em toda a cadeia logística.
Maior previsibilidade da conta frete e fluxo de caixa
Uma auditoria bem aplicada, com um sistema de informações integrado, permite que os gestores financeiros enxerguem a conta do frete de forma ampla, planejando o fluxo de caixa com mais clareza e organização.
Benefícios da auditoria de fretes para as transportadoras
Com a auditoria de frete e controle de pagamento bem realizado, os benefícios também envolvem as transportadoras parceiras. Confira a seguir os aspectos que beneficiam essa parte nas transações.
Agilidade nos pagamentos
Uma auditoria torna o processo de pagamentos mais ágil, reduzindo o prazo de pagamento aplicado pelas transportadoras envolvidas.
Concorrência mais qualificada
Mais uma vantagem é que a auditoria auxilia na seleção dos parceiros embarcadores, filtrando por marcas que possuem um alto nível de controle de qualidade em suas operações, estimulando a competitividade saudável no mercado.
Maior fidelização dos clientes/embarcadores
Um grande benefício trazido pela auditoria de fretes é evidenciar transportadores com baixos índices de erros em suas operações. Assim, os embarcadores terão preferência em selecionar tais empresas para fechar parcerias.
Consequentemente, ocorre a fidelização de clientes/embarcadores, facilitando as negociações.
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Como implementar uma auditoria eficaz
Existem etapas a serem seguidas para que a auditoria ocorra com eficiência. Confira algumas dicas que separamos abaixo:
- invista em tecnologia para a coleta de dados e para o monitoramento da frota;
- analise as informações das faturas periodicamente;
- conteste dados equivocados sempre que forem identificados;
- utilize indicadores de controle para basear decisões de corte, investimentos e melhorias na empresa.
Automatize sua gestão logística;
Conclusão
Viu como a auditoria de fretes é um processo essencial para as operações logísticas? Ela contribui para reduzir o número de erros nas cobranças de frete, que visa melhorar o relacionamento entre transportadoras e seus clientes.
Isso porque, ambas as partes são beneficiadas, aumentando a confiança e a previsibilidade financeira. Considerando todas as vantagens listadas por aqui, é importante que você invista o quanto antes na implementação desse procedimento.
27
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March
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