Expedição logística: o que é, como funciona e quais processos

Tempo de leitura: 10 minutos.

A expedição logística é a última antes da conclusão de uma entrega e justamente por isso deve ser fundamental que nenhum erro surja. Porém, para garantir um cenário à prova de falhas e ao mesmo com a menor quantidade erros deve-se entender este processo.

Sendo assim, não há espaço para dúvidas e você enquanto gestor precisa saber o que é, como funciona e qual a importância de uma expedição muito bem estruturada. Indo além, o conhecimento não precisa vir de más experiências.

Ou seja, não há razão de estruturar o seu processo de envio de mercadorias de um modo que você cometa falhas e somente então as corrija. Pelo contrário, você consegue ler, aprender e descobrir boas práticas na remessa final de produtos.

Para entender melhor, nós da Fretefy preparamos este artigo e reunimos tudo o que você deve saber sobre expedição logística, reunindo as respostas para as principais dúvidas sobre a última etapa da cadeia logística.

O que é expedição logística?

A expedição logística é o processo de envio de uma mercadoria para o seu destino final, sendo a última etapa antes da conclusão do frete.

Justamente por anteceder o encerramento do transporte, a expedição está entre as principais etapas logísticas, especialmente sobre a expectativa do destinatário, principal agente para definir a credibilidade e o sucesso dos embarcadores e transportadoras.

Por exemplo, com uma expedição mal sucedida, a mercadoria retorna para o CD e fica lá até o processo voltar a acontecer. Sendo assim, o prazo de entrega precisa ser aumentado e isso gera uma experiência ruim ao destinatário.

Inclusive, vale destacar os aspectos subjetivos que envolvem a não entrega do produto.

Em muitas situações, os destinatários podem questionar a razão do não cumprimento da entrega, ainda mais quando o transportador aponta a ausência de algum responsável pelo recebimento do produto.

Aqui, há dois pontos de vista diferentes e por isso é necessário medidas de intervenção sob medida.

Na perspectiva do transportador, deve-se haver provas irrefutáveis e informações que deem credibilidade às afirmações. Caso o responsável pela entrega não atualize a ocorrência da entrega ou sequer siga o planejamento de expedição, dificilmente ele terá razão ou provará que nenhum erro na expedição fora cometido.

Por outro lado, o destinatário não tem nenhum compromisso junto à transportadora se não receber o produto ou a carga até determinado dia. Mesmo ausente, ele pode questionar a razão de não ser informado antecipadamente sobre o dia da entrega.

Sendo assim, o cliente precisa ser orientado e classificado como principal stakeholder (parte interessada do processo) durante uma expedição logística.

Como funcionam os processos de expedição na logística?

Os processos de expedição logística sucedem as etapas de recebimento e separação, e são divididos em cinco etapas: planejamento, organização, documentação, acondicionamento e carregamento.

Todos são igualmente importantes e necessitam de cuidados para minimizar as possíveis falhas e gargalos logísticos nesta etapa tão crucial. Aqui, nós devemos entender como funcionam as diferentes etapas de expedição na logística.

Por ser a última etapa logística, o planejamento é o primeiro fator. Neste primeiro passo, você deve conciliar o recebimento e, acima de tudo, a separação das mercadorias, pautando-se sobre os produtos que devem ser expedidos no dia seguinte.

A organização e planejamento das expedições está entre os afazeres mais complexos e repetitivos. No fim, todo o planejamento se resume em:

• Separar os recebimentos que devem ser enviados no dia;
• Confirmar as expedições realizadas ou que serão realizadas;
• Organizar os pedidos a serem separados e expedidos;
• Delegar tarefas e expedições entre a frota própria, despachadas e subcontratadas;
• Definir e ordenar faixas de horário para coleta de mercadoria;
• Realizar o dock scheduling;
• Fazer a gestão do espaço do CD antes e após expedições.

Todas as tarefas são feitas diariamente e, felizmente, podem ser otimizadas ou até automatizadas de acordo com a estrutura do seu negócio.

Feito o planejamento, inicia-se a etapa de preparação do produto, também conhecido como picking. O segredo desta etapa está na organização dos produtos a serem entregues no seu armazém.

Ou seja, você reúne todas as mercadorias que aguardam a expedição juntas. Preferencialmente, a consolidação deve ser guiada por faixas de horários, transportadoras agendadas e outras informações que aceleram o processo de recolhimento.

‍

‍

Outro modo de dar mais agilidade ao processo de picking é reservar um espaço próximo às saídas no seu centro de distribuição.

Vale destacar que a falta de uma organização consolidada resulta em erros. Portanto, evite ao máximo desordenar esta etapa e mantenha-se aliado aos dados recolhidos no processo de planejamento da expedição logística.

A terceira etapa dá início ao processo de revisão de documentos. No processo de revisão, procura-se erros nos processos de recebimento e separação, além de verificar as informações obrigatórias durante o processo de expedição.

Entre alguns dados estão a nota de entrega, rota, número do pedido, ordem de picking, carta de porte e outras informações.

Ao fim desta etapa, começa a última etapa antes da expedição por parte do responsável, conhecida como acondicionamento. Trata-se da pesagem e da volumetria da carga, e do processo de empacotagem, seja em paletes ou em caixas.

Em alguns embarcadores especializados em entregas de varejo online, esta etapa é marcada por personalizações a pedido do destinatário ou da loja responsável pela venda.

Assim, monta-se kits, packs de produtos e embrulhos com papel presente.

Antes da expedição logística chegar ao fim, começa o processo de carregamento, a última etapa antes da mercadoria chegar ao destinatário final.

Após todas as demais etapas, o transporte responsável pela entrega chega, recolhe e segue até o endereço final.

Porém, no meio tempo entre chegada e recolhimento, diferentes cuidados devem ser tomados para garantir a segurança do produto.

Caso não seja frota própria, o responsável do produto precisa validar a identidade do transporte. Na sequência, as cargas devem ser distribuídas de forma equilibrada e organizada com cuidado.

Inclusive, recomenda-se o uso de equipamentos próprios para a expedição de cargas, como empilhadeiras e transpaleteiras.

Por fim, basta dar toda a documentação ao motorista responsável pela expedição logística e voltar para a primeira etapa.