O controle operacional é o responsável pela execução de todas as tarefas com qualidade na empresa. Quando existe um controle bom, sua empresa faz um ótimo serviço e se destaca no mercado.
Já a falta de controle gera ineficiência e até prejuízos financeiros.
Descubra abaixo 7 problemas comuns que indicam uma falta de controle operacional em uma organização!
#1 Falta de pontualidade
Atrasos frequentes significam que os seus processos não estão bem delineados. Isso pode ser desde a falta de pontualidade na hora de entregar um frete até delay para responder emails de parceiros ou colaboradores.
Uma empresa não pontual é mal vista no mercado - demonstra falta de comprometimento com clientes e até com a missão e valores da organização.
A Solução
Revise seu fluxo de trabalho e identifique quais etapas estão emperrando. Acompanhar um dia de trabalho dos seus colaboradores também é uma ótima ideia para ver o que causa atrasos.
#2 Alta rotatividade de empregados
O controle operacional torna sua empresa eficiente e a vida dos seus colaboradores mais confortável. Quando não existe uma liderança boa e objetivos claros, os funcionários começam a “se virar” e ficam estressados em bater as metas.
Retaliações e punições indevidas também fazem parte da falta de controle operacional. O ideal é aconselhar e indicar o que foi feito errado em vez de somente castigar. Infelizmente, muitas empresas apenas punem e isso cria um ambiente hostil - o funcionário vai escapar assim que um novo emprego surgir.
A Solução
Crie um ambiente de trabalho agradável e deixe todo colaborador bem informado do que precisa fazer e como deve fazer. Cargos com requerimentos e fluxos de trabalho bem definidos geram menos estresse e mais resultados.
Além disso, a premiação é uma ótima forma de manter seus colaboradores motivados e felizes na sua organização. O reconhecimento gera a satisfação de uma “missão bem cumprida”.
E não deixe de confraternizar. Eventos custam a curto prazo, mas a longo prazo geram um bem-estar que não tem preço.
#3 Ambiente de trabalho bagunçado
Estoque não numerado, documentos não categorizados, mesas de trabalho cobertas de papéis aleatórios.
A falta de organização nesses pequenos detalhes vai gerando ruídos que diminuem a produtividade dos colaboradores. Pense por exemplo que você receba um cartão de visita e deixe ao lado do seu computador - depois na hora que precisa, o cartão sumiu e você perdeu um contato importante.
Outro caso: um colaborador não indexa os documentos e deixa tudo jogado numa gaveta. Toda vez que precisar de algo específico ele vai gastar um tempo até encontrar.
A Solução
Utilize softwares para armazenar de forma inteligente seus documentos na nuvem. Assim, você nunca irá perdê-los e encontra o que precisa em instantes.
Fora isso, utilize etiquetas para categorizar documentos, insira-as em pastas específicas e nunca deixe nada importante “jogado” sobre sua mesa no escritório. Basta uma limpeza descuidada e o documento vai para o lixo.
#4 Reclamações de clientes
Constantemente tem alguém ligando injuriado para um reembolso ou para consertar um mal serviço? Se os clientes estão reclamando, significa obviamente que seus resultados estão a desejar.
Alguns problemas são fáceis de arrumar. Se alguém recebeu no email um recibo errado, basta enviar o certo. Já outros são extremamente custosos, como a perda de mercadorias devido a falta de organização no estoque.
O atraso na entrega é uma reclamação bem comum. O cliente liga perguntando em que posicionamento está o pedido e você não sabe responder pois não há um monitoramento do pedido.
A Solução
Dê a atenção devida para cada cliente insatisfeito e estabeleça como meta crucial resolver seus problemas. Clientes podem identificar erros que você não percebe no seu dia a dia e são válidos para melhorar sua empresa.
Você pode oferecer um portal do cliente para ele rastrear os pedidos e informá-lo exatamente o dia e o horário de entrega através da tecnologia E.T.A (Estimated Time Arrival)
#5 Ausência de rotina
Todo dia acontece algo diferente? Quando seus colaboradores chegam para o trabalho eles sabem o que vão fazer? Faz parte em algumas indústrias a falta de rotina (como das produtoras de filmes), mas mesmo essas possuem fluxo de trabalho, agenda e metas para alcançar.
Quando não existe uma rotina bem definida, seus colaboradores vão fazendo as coisas sem um planejamento minucioso. Ou seja, começam a improvisar.
A Solução
Estabeleça uma rotina de trabalho para todos com tarefas em horários específicos. Mesmo que imprevistos aconteçam, crie lacunas na agenda justamente para encaixá-las sem interromper a rotina drasticamente.
