Quem trabalha com a gestão de mercadorias, sabe o quão desafiador é cuidar da logística de entregas, especialmente conforme o volume de encomendas aumenta.
Nesse cenário, é fundamental prestar atenção nos mínimos detalhes, para evitar erros como o envio de produtos para o endereço errado, itens com o empacotamento inadequado e outros problemas. Portanto, é nesse contexto que surge o controle de entregas.
Esse documento já é parte indispensável na rotina empresarial, pois carrega informações valiosas sobre o registro de clientes, fornecedores, entregadores, status das encomendas e características dos produtos.
Contudo, o uso inadequado dessa ferramenta só trará prejuízos para seu empreendimento. Por isso, confira a seguir tudo sobre o assunto e aprenda a utilizá-lo com eficiência em seu negócio!
O que é controle de entregas?
De forma bem direta, o controle de entregas é um documento que visa facilitar a gestão de operações logísticas de uma empresa. É nele que constam as principais informações sobre cada entrega realizada, bem como a descrição dos produtos vendidos.
Esses dados também costumam incluir os contatos de cada cliente, a identificação dos entregadores e o andamento das encomendas. Por isso, é importante ter atenção e disciplina na hora de preencher o documento.
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Como fazer um controle de entregas?
Mesmo que o processo de preencher o documento não seja complicado, imprevistos acontecem. Nesses casos, fica difícil acompanhar com exatidão o número de demandas do dia. Sendo assim, para evitar eventuais falhas, separamos algumas dicas para você:
- acompanhe as entregas em tempo real: controle a entrada e saída do estoque para evitar qualquer problema. Use rastreadores por GPS (tracking), por exemplo, para melhorar a gestão dos motoristas e entender eventuais imprevistos;
- use a tecnologia para controlar prazos: tire proveito de tecnologias, como softwares de gestão ou planilhas, para fazer um controle mais eficiente. Assim, evita-se os temidos atrasos, que mancham a reputação da empresa.
- realize o mapeamento de riscos: trabalhe com a prevenção de riscos em vez de resolver problemas. Faça um mapeamentos das possíveis imprevistos que podem acontecer nas entregas, como estradas interditadas ou probabilidade de acidentes;
- crie um roteiro eficiente: trace roteiros de entrega com antecedência. O nível de dificuldade da rota varia conforme a região do pedido. Planeje o roteiro a partir da entrega mais distante e finalizando com a mais próxima, por exemplo;
- aproveite indicadores de dados: utilize métricas para analisar os resultados do controle de entregas. o OTIF (On Time, In Full), por exemplo, indica se todos os pedidos foram entregues dentro do prazo correto.
Quais informações devem constar no controle de entrega?
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Como você viu, fazer um controle de entregas de logística requer uma série de cuidados.
Além de prestar atenção aos detalhes, também é importante saber exatamente o que preencher no documento, de acordo com seu tipo de negócio.
Por isso, caso você esteja no ramo varejista, crie uma planilha com as seguintes informações:
- Código do pedido;
- Data de compra;
- Nome do Produto;
- Nome do cliente;
- Contato do cliente;
- Endereço de entrega
- Transportadora;
- Código de rastreio;
- Data prevista de entrega;
- Data de entrega;
- Nota fiscal;
- Status do pedido.
Caso a sua empresa trabalhe com o envio de outros documentos, com cartórios e outras atividades burocráticas, inclua os seguintes dados: