Pode ser uma geladeira moderna, um pingente que vem lá da china, compras do mercado ou o cachorro quente do bairro, todos tem uma coisa em comum, todos usam softwares para gerenciar deliveries e o tracking do produto da origem até você! Afinal, se ao comprar uma pizza, já queremos saber todos os detalhes desde a preparação até o momento da chegada no seu portão, tornando essa experiência tão essencial quanto a qualidade do produto em si, afinal, já pensou hoje em dia comprar algo e não ter essas informações? Realmente é algo básico nos dias atuais. Mas sabemos da complexidade que há na execução de cada etapa e o tanto de trabalho e pessoas envolvidas para que a informação resultante chegue ao cliente de modo simples e imediatamente. Com isso temos que buscar soluções automatizadas, baratas e customizadas para ter um nível de serviço de alto nível nesse mercado extremamente exigente. Vou listar os principais itens que precisam ser considerados para, primeiro, avaliar se os softwares que usa ao longo da cadeia está evoluindo e provendo o melhor custo benefício tecnológico disponível ou se já passou da hora de se atualizar.
Primeiro vamos ver razões primárias para se trocar de software, depois ver é vantajoso fazer isso e por fim quando e como fazê-lo sem impactar a operação.
Razões para trocar de software
- Software antigo
Há um paradoxo aqui, porque geralmente um software vai ficando mais robusto e confiável com o tempo, mas quanto mais tempo passa mais ultrapassado ele pode ficar! O detalhe está em saber se a aplicação evoluiu tanto em atender as necessidades de negócio quanto tecnologicamente. Isso pode ser percebido tanto pela interface quanto pelas limitações, como não poder integrar com outro sistema, não ter informações em tempo real ou depender de um sistema operacional arcaico, instalado localmente na maquina por exemplo.
- Software complexo
Se você tem medo que as pessoas que operam os sistemas saiam da empresa ou quando saem de férias já vira um caos, pode ser resultado de um software tão complexo que só alguns ótimos e experientes funcionários conseguem entender plenamente o que fazer no dia-a-dia. Todo software é complexo, a diferença está em onde essa complexidade está, se na forma de operá-la, o que é muito ruim, ou se a aplicação absorve essa complexidade e apresenta uma interface simples e intuitiva ao usuário.
- Operação aumentou
Quem nunca usou planilhas no controle de pedidos? E não tem problema nenhum nisso, o problema está em depender só disso! Assim como o Excel tem suas limitações, outros softwares também tem, então periodicamente avalie se a ferramenta que você usa está te ajudando ou te limitando.
- Inovação
Diferente da situação anterior, a empresa pode estar se planejando para crescer, fazendo mudanças estratégicas, otimizando ou diversificando a operação e aí um ponto primordial é analisar quais serão os nós de apoio de cada etapa nova e quais os fluxos novos que precisarão ser controlados, com isso, naturalmente precisará de um apoio tecnológico correspondente.
Busque o que há de melhor
- Adaptável a sua realidade
Nem grandes players com tudo que há de moderno e de ponta que utilizam, se consideram no auge e que não há mais pra onde crescer ou aprimorar. Alias, pelo contrário, são eles que geralmente “puxam” o mercado em inovações, criando todo ano grandes novidades, então é preciso buscar um software que seja facilmente adaptável, que seja possível alterar a maneira de trabalhar sem precisar trocar de sistema todo ano. Busque soluções personalizáveis!
- Integrado com outras soluções
É importante ter mapeado o processo como um todo, desde a primeira entrada de uma demanda até a saída final para contabilidade ou auditoria por exemplo. Cada conjunção de responsabilidade seja de pessoas ou de softwares é um ponto crítico, que precisa ser avaliado em como será tratado as exceções, como por exemplo se uma integração via API ficou errada, é possível identificar, reverter, refazer sem depender de um fator externo ? Consigo gerar indicadores novos fora do padrão apresentado ? Tenho alternativas relativos ao meus dados gerados no sistema como exportação deles em formado de Excel por exemplo para medidas paleativas imediatas? É possível integrar ao sistema informações de arquivos padrões como CTe, NFe, DOCCOB, csv, html, txt, etc, afim de evitar um retrabalho ou dependência de softwares terceiros? São perguntas que a resposta nem sempre é facil de obter mas que no dia-a-dia podem ser determinantes para atingir metas e alcançar o sucesso desejado.
- Prevê problemas
Torre de controle é um termo muito usado, mas muito se analisa o que aconteceu e pouco ainda sobre o que irá acontecer!
Agir sobre um problema imediatamente logicamente é muito importante, mas prever atrasos e mudanças eleva o nível de serviço e isso pode ser obtido com indicadores em tempo real que monitoram automaticamente o rastreio de entregas por exemplo. Só relatórios e gráficos não são mais suficientes nos tempos atuais.
Faça as contas
Okay, fizemos analise da necessidade de um novo sistema e encontramos a melhor solução. Agora é preciso analisar os custos. Não necessariamente a solução mais barata ou a mais completa é a melhor, a dica aqui está em analisar o custo benefício e para isso analise os seguintes aspectos:
- Quanto conseguirei de “Save” com cada funcionalidade oferecida pelo novo software?
Alguns pontos que sugiro avaliar são:
Cotação de frete
- Negociação com autônomos: Quantidade de fretes x tabela frete. É possível apresentar opções de “frete retorno” em cada roteirização por exemplo?
- BID com transportadoras automatizada
- Analise e comparação de tabela frete entre transportadoras
- Proporcionar concorrência de valores e prazos
- Fidelização de melhores parceiros com rankeamento interno
Auditoria de frete automatizada
- Nível de confiança com parceiros facilita renegociação de contratos
- Pagamentos de faturas em dia fideliza parcerias
- Evita furos de caixa e consequentemente evitando desgastes internos com funcionários
Tempo
- Carga parada, trajeto vazio, fila de carregamento x planejamento de fretes
- Paleteiro ocioso ou sobrecarregado x gestão de pátio compartilhada
- Falha de comunicação x notificações por sms e email em tempo real
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